Для уменьшения количества документов в базе StoreHouse 5 и удаления «лишних» периодов комплектов, в приложении Sdbman.exe можно воспользоваться функцией Удаление ненужных данных. Эта функция работает начиная с версии StoreHouse 5.109.401.

Удаляются до указанной даты:

  • Накладные
  • Заявки
  • Платежные документы
  • Счета-фактуры
  • Документы ВЕТИС
  • Периоды комплектов.

Удаление накладных происходит с формированием входящих остатков на указанную дату. Удалить накладные можно:

  • С сохранением FIFO
  • С формированием приходных накладных как «Входящие остатки» с усредненной ценой.

В базе данных остаются нетронутым:

  • Прейскуранты
  • Договоры
  • Документы ЕГАИС
  • Заказы (Логистика).

Удаление данных

Проверка базы данных на ошибки

Для начала необходимо проверить базу данных наличие ошибок. Для этого:

  1. Запустите приложение Sdbman.exe
  2. Перейдите в меню Store House > Проверка Store House 
  3. Убедитесь, что нет ошибок
  4. Перейдите в меню Обслуживание > Проверка базы данных
  5. Выберите пункт меню Документ > Начать проверку

    Если в процессе проверки будут найдены ошибки, их необходимо исправить до «обрезки базы данных».

Резервное копирование

Выполните резервное копирование базы данных.  Для этого:

  1. В Sdbman.exe перейдите в меню Обслуживание > Резервное копирование
  2. В появившемся окне выберите Да
  3. Появится сообщение с информацией об успешном создании резервной копии. Нажмите Ок

Готово, можно переходить к удалению данных.

Удаление данных

  1. В Sdbman.exe перейдите в меню StoreHouse > Удаление ненужных данных. Откроется окно настроек:
  2. Впишите свои значения 

    • Мин. дата сохраняемых документов – минимальная дата, на которую можно будет создавать новые документы в базе. Также на эту дату обрезаются периоды комплектов.

    • Дата накладных входящих остатков – дата, на которую будут сформированы нередактируемые накладные для организации входящих остатков.
      Если необходимо получить остатки на 01.06.2021, то Дату накладных входящих остатков необходимо выставить 31.05.2021. 

      Дата накладных входящих остатков должна быть меньше Мин. дата сохраняемых документов

    • Наименование накладной входящих остатков – текст, который будет выставлен в поле Номер накладных, созданных для формирования входящих остатков.

    • Корреспондент входящих остатков – специальный корреспондент StoreHouse, который будет участвовать как поставщик или получатель накладных для формирования входящих остатков. Его необходимо выбрать из базы данных. Если корреспондент отсутствует в базе данных, то его необходимо туда добавить.

    Более подробно с настройками можно ознакомиться в статье Параметры удаления данных.

  3. Перед удалением данных рекомендуем сделать тестовый запуск. В окне настроек удаления данных включите настройку Только проверить выполнимость и нажмите кнопку Выполнить

    1. Если удаление будет невозможным, то система выдаст сообщение об ошибке. Подробнее об ошибках смотрите в статье ошибки и их решение
    2. Если удаление документов в тестовом режиме произойдет без ошибок, система выдаст сообщение:

      Нажмите Ок и переходите к следующему шагу.
  4. В окне настроек удаления данных отключите настройку Только проверить выполнимость, оставив другие настройки без изменений. Нажмите кнопку Выполнить
  5. Перед началом удаления данных система предложит выполнить резервное копирование. Если вы не сделали его заранее, нажмите кнопку Да. Если вы делали резервное копирование, нажмите Нет
    • При успешном копировании, появится сообщение с подтверждением. Нажмите Да, чтобы продолжить
  6. Система начала удалять данные. Как только она закончит это делать, появится сообщение:
  7. Нажмите Ок. Процедура завершена. 

Чтобы убедиться, что процедура прошла успешна, зайдите в приложение SH.exe. Перейдите в меню Документы > Накладные. Задайте параметры и нажмите Применить.
В списке накладных будут сформированы входящие остатки в соответствии с заданными правилами по каждому подразделению базы данных 

Причины формирования расходных накладных Входящие остатки

Если в отрезаемом периоде остатки уходят в ноль или ниже, для соответствующей очереди FIFO ищется первая по дате накладная в сохраняемом периоде.
Если это приходный документ, то сохранять входящий остаток не требуется – последующее списание пойдет с него, и он определит себестоимость последующего расхода.
Если это расходный документ, то для формирования его себестоимости используется приходный документ в удаляемом периоде, и необходимо создать приходные накладные входящих остатков. Но так как остаток на границу резки не был положительным, для компенсации прихода создается зеркальная расходная накладная, выводящая входящий остаток в ноль.