Ручные документы — документы созданные вручную в форме Документы Финансового модуля на основе шаблона финансового документа.

Создание документа

Произвольный документ создать нельзя. Перед созданием документа должны быть выполнены определенные условия:

Если все требования соблюдены, можно создать документ. Для этого:

  1. В менеджерской станции перейдите в меню Расширения > Финансовый модуль > Документы
  2. В свободном поле формы Документы нажмите правой кнопкой мыши и выберите меню Новый документ
  3. Из выпадающего списка выберите Шаблон желаемого документа

    В r_keeper добавлены предустановленные шаблоны документов:
    • Входящие остатки
    • Произвольный приход 
    • Произвольный расход 
    • Произвольное перемещение
    • Начисление зарплаты
    • Выплата зарплаты через банк
    • Выплата зарплаты наличными
    • Выдача подотчетных средств  
    • Возврат подотчетных средств

      Благодаря этим шаблонам можно сразу работать с финансовым модулем, не создавая собственные шаблоны.
  4. После выбора шаблона документа откроется окно создания нового документа
  5. Заполните параметры создаваемого документа
  6. Проведите документ или сохраните его как черновик

Параметры документа

Создаваемый документ имеет несколько параметров:

Заголовок

Заголовок — название документа отображаемое в списке формы Документы.

В заголовке ручных документов указывается название указанное при создании шаблона финансового документа.


Для автоматических документов в заголовке указывается название сформированного документа из справочника Документы и макеты.

Обязательные параметры для заполнения:

  • Юр. лицо — собственное юридическое лицо
  • Сумма проводки — заполняется вручную, в базовой валюте.
  • Счет (дебет) — счет зачисления средств
  • Счет (кредит) — счет списания средств. Остаток по счету проверяется по паре счет + объект. 
  • Ресторан — ресторан организации

Автоматически заполняемые параметры:

  • Номер — заполняется автоматически, состоит из префикса и номера по порядку. Номер присваивается документу в момент проведения и не может быть изменен вручную. У черновиков номеров нет и задать их вручную нельзя. Для разных типов документов действуют разные правила нумерации. Подробнее о формировании номера для разных типов документов читайте в разделе номер документа.
  • Дата документа — по умолчанию соответствует текущей. Документ может быть создан на любую дату.
  • Дата документа (проводки) — для черновиков автоматически не заполняется, может быть заполнена вручную. Если не заполнена, то при проведении документа становится равна дате документа. 
  • Ресторан — используется ресторан, указанный при настройке финансового модуля
  • Кассир — автор документа.
  • Баланс (дебет/кредит) — остаток по счету поступления/списания, до момента проведения документа. Виден только для балансовых счетов. Заполняется автоматически, при выборе счета, даты и объекта, если необходим. При изменении параметров документа, остатки пересчитываются. Если перемещение этого документа в выбранную дату вызовет отрицательные остатки по счету в последующих датах — система выведет ошибку и не позволит провести документ.
    Остатки показываются для документов в статусе черновик, проведен.

Остальные параметры

  • Статья ДДС — дополнительный комментарий к проводке для аналитики. Подробнее читайте в описании статей ДДС. 
  • Объект (дебет) — объект зачисления средств. Если у счета дебета есть связанный справочник, то объект — должен быть указан обязательно. Иначе документ не будет проведен.
  • Объект (кредит) — объект списания средств. 
  • Комментарий — комментарий к документу

Сохранение документа

Для управления окном создания нового документа доступны три кнопки:

— сохранить документ как черновик 

— выход без сохранения

— провести документ 

Проведенные документы не подлежат редактированию.

Просмотр и редактирование документа

Для просмотра содержимого документа выделите в списке нужный документ, нажмите по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем списке выберите операцию Открыть документ или два раза нажмите левой кнопкой мыши на выбранную строчку.

 

Откроется страница документа, в ней также доступно редактирование.

Страницу документа можно разделить на две части

  1. Заголовок — информация о документе
  2. Табличная часть — проводки входящие в документ 

Заголовок

В заголовке содержится информация о документе.

  • Дата документа — по умолчанию совпадает с датой создания. До проведения, в режиме черновика — может быть изменена на любую. Внутри одной даты: проведенные документы в списке выше черновиков.
  • Юр.лицо — собственное юридическое лицо.

  • Номер — для разных типов документов предусмотрены разные правила нумерации. Номер документу присваивается в момент проведения. У черновиков номеров нет и задать их вручную нельзя.

      • Для РКО и ПКО  — номер документа состоит из двух частей: внешний код ресторана + порядковый номер документа. Подробнее о нумерации РКО и ПКО читайте в статье контрольный пересчет наличных. 
      • Для внесений и изъятий — нумерация по порядку, но отдельная друг от друга. Например: подкрепление денег 1, 2, 3... ; инкассация денег 1, 2, 3 ...
      • Для чеков — нумерация начинается с номера 100001, далее по порядку 100002, 100003...
      • В номерах документов, созданных по шаблону, используется префикс.
        Формат номера документа, созданного на основе шаблона:
        • Префикс + автоматически присвоенный номер — если префикс указан в настройках шаблона
        • Код шаблона + автоматически присвоенный номер — если поле префикс не заполнено в настройках шаблон
      • Для документа Выписка из банка — префикс 125 + порядковый номер документа. Например: 125-6

      Изменение номера документа вручную запрещено.

  • Ресторан — ресторан организации
  • Кассир — сотрудник, авторизованный:
    • В менеджерской станции — для ручных документов 
    • На кассовой станции — при формировании автоматических документов

Кнопки управления

В левой части заголовка находятся кнопки управления документом. Они доступны при создании ручного документа, или работе с черновиком.

— сохранить документ, позволяет сохранить документ как черновик при создании ручного документа. Черновик можно изменять и удалять. Удаление и изменение проведенных документов невозможно.

— отмена, возвращает на предыдущий шаг. При нажатии во время просмотра черновика возвращает в форму документы. При нажатии во время создания ручного документа — отменяет создание, не сохраняя черновик.

— провести документ. При нажатии система проводит документ и совершает движение денежных средств согласно настройкам проводок входящих в документ.

— распечатать документ. После сохранения документа становятся доступны для печати документы Препроводительная ведомость, Накладная к сумке и Квитанция к сумке.

  • Если все настроено верно — документ отобразится в списке как проведенный
  • Если возникли проблемы при выполнении проводки — документ будет сохранен как черновик.

Табличная часть
В табличной части содержатся проводки — финансовые операции, происходящие в рамках одного документа.

  • Дата документа —  может заполняться вручную в режиме черновике. Если не заполнена, то при проведении становится равна дате документа.
  • Кассир — по умолчанию совпадает с кассиром указанным в заголовке.
    Это сотрудник, авторизованный:
    • В менеджерской станции — для ручных документов 
    • На кассовой станции — при формировании автоматических документов
  • Статья ДДС — комментарии к проводке. Статья ДДС не является обязательной, используется если необходима дополнительная расшифровка по проводкам.
  • Объект (дебет) — объект, связанный со счетом зачисления
  • Счет (дебет) — счет зачисления денежных средств, в рамках одной проводки
  • Баланс (дебет) — будущий остаток по счету дебета после проведения документа. Заполняется автоматически при выборе балансового счета и даты. При изменении параметров документа: счет, объект, дата — остаток пересчитывается.
  • Счет (кредит) — счет списания денежных средств, в рамках одной проводки
  • Баланс (кредит) — будущий остаток по счету кредита после проведения документа. Заполняется автоматически при выборе балансового счета и даты. При изменении параметров документа: счет, объект, дата — остаток пересчитывается.
    Система не позволит провести документ, если его перемещение в выбранную дату вызовет отрицательные остатки по счету в последующих датах. 
    Остатки показываются как по черновикам, так и по проведенным документам.
  • Объект (кредит) — объект связанный со счетом списания
    • Сумма — сумма денежных средств, совершивших движение между счетами,  в рамках одной проводки
  • Комментарий — дополнительный комментарий по проводке.
Редактировать можно только документы в статусе Черновик.

Удаление документа

Удалить можно только документы в статусе Черновик. Удаление проведенных документов невозможно.
Для удаления документа выделите в списке нужный документ и нажмите правой кнопкой мыши, в выпадающем списке выберите операцию Удалить документ.

Восстановление удаленных документов не предусмотрено.