Введение

Справочник предназначен для создания правил или шаблонов для формирования ручных финансовых документов. Для создания финансовых документов шаблон обязателен.

Шаблоны финансовых документов состоят из детализаций — набора проводок, которые будут выполняться автоматически при применении шаблона.

В произвольных шаблонах документа могут быть заранее неизвестны конкретные субсчета, по которым перемещаются денежные средства.
В шаблонах произвольных документов можно:

  • Указать конкретный субсчет кредита или дебета. Он будет автоматически отображаться в проводке в документе, созданном на основании шаблона. Отредактировать субсчет в документе будет нельзя.
  • Указать группу счетов. В проводке можно будет вручную выбрать любой субсчет из указанной группы.

Справочник имеет следующую структуру:

  1. Группа шаблонов — выделение определенных шаблонов в группы, облегчающее поиск и работу, при большом количестве шаблонов, например при работе с сетями заведений.
    По умолчанию предустановлены группы:
    • Пользовательские шаблоны — группа для новых шаблонов, созданных пользователем.
    • Предустановленные шаблоны — группа с набором предустановленных настроенных шаблонов. Набор базовых финансовых документов, с которыми можно сразу работать, без дополнительных настроек.
    • В справочнике можно создать собственную группу и перемещать шаблоны между группами.
      Также группа может быть защищена привилегией на объект — это значит что данный шаблон будет виден и доступен только сотруднику в роли, имеющей привилегию Группы шаблонов финансовых документов.
  2. Шаблоны финансовых документов — совокупность операций, которые будут выполняться при использовании шаблона.
  3. Детализация — операция движения денежных средств между определенными счетами. Используется при применении шаблона. Список детализаций можно посмотреть на вкладке Детализация шаблонов финансовых документов внутри шаблона.

Шаблоны нельзя защитить привилегией, только группу.
1. Переделать структуру справочника "Шаблоны финансовых документов": группа шаблонов - шаблон - детализация
2. Группа шаблонов может быть защищена привилегией на объект
3. Шаблоны дополнительно привилегией не защищаются
4. Создать группы "Предустановленные шаблоны" и "Пользовательские шаблоны"
5. Предустановленные шаблоны поместить в группу "Предустановленные шаблоны"
6. Если пользователь уже создал какие-то свои шаблоны, при обновлении переместить их в группу "Пользовательские шаблоны".
7. Разрешать пользователю создавать свои группы шаблонов и перемещать шаблоны между группами, в том числе предустановленные, группы шаблонов перемещать нельзя. Все группы находятся на одном уровне, т.е. создаются от корня. Вложенных групп нет.
8. Если в дальнейшем будем создавать еще какие-то предустановленные шаблоны, помещать их в группу "Предустановленные шаблоны".

Предустановленные шаблоны документов

В Финансовом модуле существует набор предустановленных документов, которым можно пользоваться сразу после установки. Они находятся в группе Предустановленные шаблоны, их можно редактировать.
Список предустановленных документов ниже:

  • Возврат подотчетных средств с детализацией Неизрасходованный аванс — шаблон документа прихода средств со Счета задолженности под отчет на счет Сейф выручки.
  • Входящие остатки с детализацией Балансовые счета — шаблон документа для внесения текущих входящих остатков средств по балансовым счетам. Используется в момент начала работы с финансовым модулем. Является частным случаем произвольного прихода.
  • Выдача подотчетных средств с детализацией Авансовый отчет — шаблон документа прихода средств со счета Сейф выручки на Счет задолженности под отчет.
  • Выплата зарплаты наличными с детализацией Наличные — шаблон документа прихода средств со счета Сейф выручки на счет Начисленная зарплата.
  • Выплата зарплаты через банк с детализацией Банк — шаблон документа прихода средств со Счета в банке на счет Начисленная зарплата.
  • Начисление зарплаты с детализацией Зарплата — шаблон документа прихода средств со счета Начисленная зарплата на счет Оплата труда.

  • Произвольное перемещение с детализацией Перемещение — шаблон документа перемещения средств между балансовыми счетами.

  • Произвольный приход с детализацией Произвольный приход — шаблон документа прихода средств со счета дохода/расхода на балансовый счет.
  • Произвольный расход с детализацией Произвольный расход — шаблон документа расхода средств с балансового счета на счет дохода/расхода.

По необходимости, можно создавать новые шаблоны финансовых документов.

Создание нового шаблона финансовых документов

Чтобы создать новый шаблон финансовых документов:

  1. Откройте менеджерскую станцию
  2. Перейдите в меню Деньги > Шаблоны финансовых документов > Пользовательские шаблоны. Можно выбрать любую группу или создать новую.
  3. В левом блоке нажмите правой кнопкой мыши и выберите пункт Новый шаблон финансовых документов
  4. Введите Название шаблона и измените статус на Активный, укажите префикс для нумерации.
    У каждого шаблона финансовых документов есть следующие свойства:
    • Код — уникальный код элемента справочника в системе
    • Название — название элемента справочника
    • Префикс — значение для нумерации документа, созданного вручную. Не более 10 символов. Номер документа, после проведения может принимать одно из двух значений:
      • Префикс + автоматически присвоенный номер — если префикс указан в настройках шаблона
      • Код шаблона + автоматически присвоенный номер — если поле префикс не заполнено в настройках шаблон
    • Статус — статус элемента справочника
    • Привилегия на объект — право для редактирования объекта на менеджерской станции.
  5. Новый шаблон готов, далее необходимо создать детализации

Создание детализации шаблона финансового документа

Детализация отвечает за определение счета дебета и кредита в проводке.  Добавлять детализации и менять их свойства можно как для предустановленных, так и для пользовательских шаблонов. 

Для одного шаблона финансового документа можно создавать множество детализаций — все они будут выполняться последовательно, в порядке создания. При создании финансового документа количество сформированных проводок будет равно количеству детализаций.

  1. Выделите нужный шаблон финансового документа
  2. Перейдите в раздел Детализация шаблона финансовых документов
  3. Нажмите правой кнопкой мыши в пустом окне и выберите Новая детализация шаблона финансовых документов

  4. Заполните необходимые свойства детализации

    У детализаций есть следующие свойства:
    • Код — уникальный код элемента справочника в системе
    • Название — название элемента справочника
    • Альт. название — название элемента на альтернативном языке
    • Статус — статус элемента справочника
    • Счет кредита — счет изъятия денежных средств, обязательное поле для заполнения, укажите конкретный счет или группу счетов балансовые или счета дохода/расхода
    • Счет дебета — счет поступления денежных средств, обязательное поле для заполнения, укажите конкретный счет или группу счетов, балансовые или счета дохода/расхода. Если указать конкретный счет, то при создании финансового документа его нельзя будет редактировать. Если указать группу счетов, например Балансовые счета, то при создании финансового документа можно выбрать любой счет из данной группы.
    • Статья ДДС — комментарии к проводке. Статья ДДС не является обязательной, используется если необходима дополнительная расшифровка по проводкам.
  5. Сохраните изменения.

После сохранения новый шаблон, с сохраненными детализациями появится в списке документов для выбора, в форме Документы.
Используя шаблон можно создать ручной документ с учетом настроенных ранее детализаций.