Введение

В форме Документы финансового модуля показан список всех финансовых операций за выбранный период.
Для просмотра доступны:

Для открытия формы Документы в менеджерской станции перейдите в меню Расширения > Финансовый модуль > Документы.

Необходимые привилегии

Для работа с формой Документы, пользователь должен быть создан в ресторане, указанном в настройках финансового модуля. Дилерам недоступна работа с формой Документы. 

Также, сотрудник должен обладать определенными привилегиями
Привилегии для работы с финансовым модулем:

  • Финансовый модуль — необходимо для просмотра документов Финансового модуля
  • Финансовый модуль: создание документов — вместе с привилегией Финансовый модуль дает возможность создания документов 

  • Финансовый модуль: импорт выписок — необходимо для импорта банковских выписок. Без данной привилегии запрещен доступ в форму Импорт банковских выписок, в форме Документы доступен только просмотр выписок, без редактирования.

  • Финансовый модуль: корректировка документов — право для редактирования

  • Финансовый модуль: сторно — право необходимое использования проводок-корректировок, для приведения доходов и расходов в соответствие на отчетную дату.

    1. В менеджерской станции перейдите Персонал > Работники
    2. Выберите ваше заведение. Перейдите на вкладку Роли. Затем создайте новую роль или выберите из уже созданных.
    3. На боковой панели перейдите в меню Менеджерские ограничения > Привилегии
    4. Выберите привилегии, которые хотите выдать сотруднику:
    5. Сохраните изменения.

Интерфейс формы

После открытия формы Документы отобразится список всех документов, сформированных в системе.

Для удобства поиска необходимых документов в форме доступна фильтрация.

Параметры фильтра:

  • Начальная дата
  • Конечная дата
  • Отображаемые типы документов — для просмотра документов определенных типов в списке, отметьте их флагами и нажмите кнопку Обновить.

В рамках одной даты сначала располагаются проведенные документы, затем черновики.

Документы могут иметь фон разных цветов:

  • Зеленый — для проведенных документов
  • Белый — для документов в статусе Черновик 

Просмотр и редактирование документа

Для просмотра содержимого документа выделите в списке нужный документ, нажмите по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем списке выберите операцию Открыть документ или два раза нажмите левой кнопкой мыши на выбранную строчку.

 

Откроется страница документа, в ней также доступно редактирование.

Страницу документа можно разделить на две части

  1. Заголовок — информация о документе
  2. Табличная часть — проводки входящие в документ 

Заголовок

В заголовке содержится информация о документе.

  • Дата документа — по умолчанию совпадает с датой создания. До проведения, в режиме черновика — может быть изменена на любую. Внутри одной даты: проведенные документы в списке выше черновиков.
  • Юр.лицо — собственное юридическое лицо.

  • Номер — для разных типов документов предусмотрены разные правила нумерации. Номер документу присваивается в момент проведения. У черновиков номеров нет и задать их вручную нельзя.

      • Для РКО и ПКО  — номер документа состоит из двух частей: внешний код ресторана + порядковый номер документа. Подробнее о нумерации РКО и ПКО читайте в статье контрольный пересчет наличных. 
      • Для внесений и изъятий — нумерация по порядку, но отдельная друг от друга. Например: подкрепление денег 1, 2, 3... ; инкассация денег 1, 2, 3 ...
      • Для чеков — нумерация начинается с номера 100001, далее по порядку 100002, 100003...
      • В номерах документов, созданных по шаблону, используется префикс.
        Формат номера документа, созданного на основе шаблона:
        • Префикс + автоматически присвоенный номер — если префикс указан в настройках шаблона
        • Код шаблона + автоматически присвоенный номер — если поле префикс не заполнено в настройках шаблон
      • Для документа Выписка из банка — префикс 125 + порядковый номер документа. Например: 125-6

      Изменение номера документа вручную запрещено.

  • Ресторан — ресторан организации
  • Кассир — сотрудник, авторизованный:
    • В менеджерской станции — для ручных документов 
    • На кассовой станции — при формировании автоматических документов

Кнопки управления

В левой части заголовка находятся кнопки управления документом. Они доступны при создании ручного документа, или работе с черновиком.

— сохранить документ, позволяет сохранить документ как черновик при создании ручного документа. Черновик можно изменять и удалять. Удаление и изменение проведенных документов невозможно.

— отмена, возвращает на предыдущий шаг. При нажатии во время просмотра черновика возвращает в форму документы. При нажатии во время создания ручного документа — отменяет создание, не сохраняя черновик.

— провести документ. При нажатии система проводит документ и совершает движение денежных средств согласно настройкам проводок входящих в документ.

— распечатать документ. После сохранения документа становятся доступны для печати документы Препроводительная ведомость, Накладная к сумке и Квитанция к сумке.

  • Если все настроено верно — документ отобразится в списке как проведенный
  • Если возникли проблемы при выполнении проводки — документ будет сохранен как черновик.

Табличная часть
В табличной части содержатся проводки — финансовые операции, происходящие в рамках одного документа.

  • Дата документа —  может заполняться вручную в режиме черновике. Если не заполнена, то при проведении становится равна дате документа.
  • Кассир — по умолчанию совпадает с кассиром указанным в заголовке.
    Это сотрудник, авторизованный:
    • В менеджерской станции — для ручных документов 
    • На кассовой станции — при формировании автоматических документов
  • Статья ДДС — комментарии к проводке. Статья ДДС не является обязательной, используется если необходима дополнительная расшифровка по проводкам.
  • Объект (дебет) — объект, связанный со счетом зачисления
  • Счет (дебет) — счет зачисления денежных средств, в рамках одной проводки
  • Баланс (дебет) — будущий остаток по счету дебета после проведения документа. Заполняется автоматически при выборе балансового счета и даты. При изменении параметров документа: счет, объект, дата — остаток пересчитывается.
  • Счет (кредит) — счет списания денежных средств, в рамках одной проводки
  • Баланс (кредит) — будущий остаток по счету кредита после проведения документа. Заполняется автоматически при выборе балансового счета и даты. При изменении параметров документа: счет, объект, дата — остаток пересчитывается.
    Система не позволит провести документ, если его перемещение в выбранную дату вызовет отрицательные остатки по счету в последующих датах. 
    Остатки показываются как по черновикам, так и по проведенным документам.
  • Объект (кредит) — объект связанный со счетом списания
    • Сумма — сумма денежных средств, совершивших движение между счетами,  в рамках одной проводки
  • Комментарий — дополнительный комментарий по проводке.
Редактировать можно только документы в статусе Черновик.

Удаление документа

Удалить можно только документы в статусе Черновик. Удаление проведенных документов невозможно.
Для удаления документа выделите в списке нужный документ и нажмите правой кнопкой мыши, в выпадающем списке выберите операцию Удалить документ.

Восстановление удаленных документов не предусмотрено.

Проводки в документе

Документы состоят из проводок. Для формирования проводки используется метод двойной записи: операция производится по дебету одного счета и по кредиту второго. Проводки могут формироваться автоматически или вручную.

В одном документе может быть одна или несколько проводок.
Количество проводок зависит от:

  • Количества детализаций в шаблоне финансового документа — для ручных проводок
  • Типа операции — для автоматических проводок
  • Количества платежек в выписке — для банковских выписок

Данные проводки заполняются в документе автоматически на основании правил работы выбранного типа операции:

  • Сумма проводки заполняется вручную, в базовой валюте.
  • У каждой проводки в документе есть автор. По умолчанию автор документа и автор проводки совпадают.
  • Если для шаблона финансового документа в строках Счет дебета и Счет кредита указать конкретный счет, то при создании документа в полях Счет (дебет) и Счет (кредит) будет выбран указанный счет

     
  • Если для шаблона финансового документа в строках Счет дебета и Счет кредита указана группа счетов, а не конкретный счет, то при создании документа в полях Счет (дебет) и Счет (кредит) будет доступен выбор счета из указанной группы.
     

  • Статья ДДС заполняется на основании правил, заданных в используемом шаблоне документа:

    • Если статья ДДС указана в шаблоне документа, то изменить ее нельзя.
    • Если статья ДДС не указана в шаблоне документа — можно выбрать любую статью ДДС из тех, что созданы в справочнике статей ДДС.

Для просмотра проводок по документу выделите его в списке и нажмите кнопку , чтобы раскрыть список: 

Поле Смена заполняется только для автоматических проводок. Если проводка создана вручную, в этом поле будет 0.

Правила для ручных проводок задаются в справочнике Шаблоны финансовых документов 

Если объект дебета/кредита можно определить автоматически, поля будут заполнены после выбора счета. 

  1. Если объектом счета является ресторан, подставлять в поле Объект ресторан по умолчанию. В поле Объект можно заменить один ресторан на другой.
  2. Для счетов, которые могут относиться только к собственным юридический лиц, если объектом счета является реквизит, подставлять его из реквизитов юридического лица, выбранного в заголовке документа:
    • Деньги в пути
    • Счет в банке
    • Эквайринг
    • Начисленный НДС
  3. Если реквизитов несколько, берется первый в списке.
  4. Значение реквизита можно изменить на другое значение реквизита собственного юридического лица, выбранного в заголовке документа.

Решение проблем

Проведение документа приведет к отрицательному балансу

Если отрицательные остатки для счета запрещены, при попытке проведения документа будет выдано сообщение об ошибке:

В момент проведения документа производится проверка остатка по паре счет + объект. 

Решение: Проверьте баланс счета. Если на счете допустимо отрицательное значение, то включите настройку Разрешать отрицательные остатки.

Чтобы включить настройку:

  • Перейдите в меню Деньги > балансовые счета
  • Выберите желаемый счет или создайте новый
  • Поставьте галочку в строке Разрешить отрицательный баланс в разделе Основное
  • Сохраните изменения

Ошибка прав доступа

Если работа выполняется пользователем, у которого нет роли с необходимыми привилегиями в выбранном ресторане, или дилером — будет выдано сообщение об ошибке: 


Решение: следует зарегистрироваться в менеджерской станции пользователем с правом Финансовый модуль.