Для чего нужен r_k Finance

r_k Finance — инструмент управленческого финансового учёта для предприятий общепита. Это не бухгалтерская программа: её задача не сдача регламентированной отчётности государству, а удобный контроль бизнеса.

Система помогает ответить на три главных вопроса:

  • На что тратятся деньги?
  • Чем владеет предприятие и какие у него долги?
  • Сколько заработано за выбранный период?

Для этого используются основные отчёты:

  • ДДС — движение денежных средств
  • ОПиУ / PnL — отчёт о прибылях и убытках
  • Балансовый отчёт
  • Отчёт о расчётах с контрагентами.

Обычно отчётный период — календарный месяц.

Основные понятия

  • Транзакции
    В r_k Finance все хозяйственные операции отражаются как транзакции. У каждой транзакции обязательно есть: дата, сумма, операция, счёт.
    Дополнительно могут указываться: контрагент, корреспондирующий счёт (корсчёт), назначение платежа, метки и другие параметры.
  • Операции
    Операция отвечает на вопрос: почему произошло движение денег или показателей. Например: выручка, выручка за банкеты, зарплата, аренда, коммунальные расходы, маркетинг, эквайринг, поступление товара, оплата поставщику.
    Справочник операций можно настраивать под свой бизнес. В системе уже есть предустановленные операции, но их можно редактировать.
    У операции есть важные свойства:
    • Вид операции: доход или расход
    • Размерность: деньги или нефинансовые показатели (гости, чеки, столы и т.п.)
    • Тип операции. Тип операции влияет на то, куда она попадёт в ОПиУ: операционный доход, прямая себестоимость, операционный расход, налоги на деятельность, неоперационный доход или неоперационный расход.
      Тип операции можно изменить позже. А вот вид операции — доход или расход — поменять нельзя.
  • Счета
    Счета в r_k Finance — это места хранения денег, товаров или информации об обязательствах. Это не бухгалтерский план счетов, а более простая сущность, похожая на счёт в банковском приложении. Примеры счетов: касса, сейф, расчётный счёт, счёт расчётов с контрагентами, счёт предоплат, товарный счёт, карты в пути.
    У счетов есть типы: деньги, товары, предоплаты, долги и т.д.
  • Контрагенты
    Контрагенты — это те, кому вы платите или кто платит вам: поставщики, банки, арендодатели, подрядчики и т.д.
    Обычно, вручную создавать контрагентов не нужно, они создаются автоматически при импорте.
  • Корсчета
    Корсчёт нужен, чтобы система автоматически создавала связанную «встречную» транзакцию. Это удобно для операций, где одновременно участвуют два счёта.
    Типовые случаи использования корсчёта:
    • Поступление товара: товар приходуется, и одновременно возникает задолженность перед поставщиком
    • Оплата товара: деньги списываются, и одновременно гасится задолженность
    • Операции с кредитными картами: выручка сначала попадает в «карты в пути», затем поступает на расчётный счёт.
      Если указать корсчёт, r_k Finance создаст вторую транзакцию автоматически и свяжет её с первой. При изменении суммы или удалении одной транзакции изменится или удалится и связанная.

Виды прибыли

  • Валовая прибыль
    Валовая прибыль = операционный доход минус прямая себестоимость.
    Операционный доход — выручка от основной деятельности: кассовая выручка ресторана, банкеты и т.д.
    Прямая себестоимость — затраты на производство блюд, то есть то, что непосредственно отпускается гостю. В доставке сюда могут относиться упаковка и одноразовые приборы.
    Валовая прибыль показывает, сколько остаётся после производственных затрат.
  • Операционная прибыль
    Операционная прибыль = валовая прибыль минус операционные расходы.
    Операционные расходы — затраты, необходимые для работы предприятия: аренда, зарплата и налоги на зарплату, маркетинг, текущий ремонт, услуги подрядчиков и т.д.
    Операционную прибыль также называют EBITDA.
  • Чистая прибыль
    Чистая прибыль = операционная прибыль минус налоги на деятельность.
    Налоги выделяются отдельно, потому что:
    • налоговые режимы могут меняться, и так проще сравнивать периоды
    • налоги часто платятся не каждый месяц и после периода, за который они начислены.
  • Финансовый результат
    Финансовый результат = чистая прибыль плюс неоперационные доходы минус неоперационные расходы.
    Неоперационные доходы — поступления не от основной деятельности, например, субаренда.
    Неоперационные расходы — расходы вне операционной деятельности, например, дивиденды, капитальный ремонт, покупка новой мебели, реинвестиции.

Рекомендуемый порядок запуска r_k Finance с нуля

1. Первый вход и подключение r_keeper

Войдите в r_k Finance через r_k WebManager.
При первом входе система может показать сообщение Подождите…. Это означает, что создаётся база данных. Подождите примерно 15 минут. Выйдите из r_k WebManager и зайдите снова.

Подробнее читайте в статье Вход.

После первого входа рекомендуется сразу подключить r_keeper:

  1. Откройте раздел Настройки > Интеграции
  2. Добавьте r_k cloud
  3. Откройте появившийся cloud connector и нажмите Проверить соединение
  4. Дождитесь, пока индикатор коннектора станет зелёным и нажмите Подключить рестораны
  5. Дождитесь сообщения Загрузка завершена. После этого рестораны будут загружены в r_k Finance.
    Если в списке ресторанов виден только Ресторан по умолчанию, перезайдите в  r_k WebManager.

Подробнее читайте в статье Интеграции.

2. Настройка импорта 

После подключения r_keeper откройте Настройки > Настройки импорта. Здесь настраивается импорт данных так, как требуется вашему бизнесу.

На первом этапе главное — убедиться, что рестораны загружены.

В r_k Finance ресторан является разновидностью метки. Метки используются, чтобы различать транзакции по бизнес-процессам, ресторанам или другим аналитическим признакам.

Подробнее в статье Настройки импорта.

3. Настройте операции

Начните настройку справочников со справочника Операции. Не обязательно создавать всё сразу — справочник можно дополнять и редактировать позже.

Рекомендуемый порядок:

  1. Откройте справочник операций
  2. Просмотрите предустановленные операции. Удалите или переименуйте лишнее, если это нужно
  3. Добавьте операции, которые важны для вашей управленческой отчётности
  4. Для каждой операции задайте:
    • доход или расход
    • тип операции для ОПиУ
    • нужные настройки по умолчанию.
  5. Для операций с долгами, товарами и картами укажите корсчета в разделе Настройки по умолчанию.

Подробнее в статье Операции.

4. Настройте счета

Откройте справочник Счета и проверьте, что есть нужные счета: наличные, расчётный счёт, карты в пути, расчёты с контрагентами, товарный счёт и другие.

Если расчётных счетов несколько, откройте каждый расчётный счёт и заполните поле Номер счёта.

Подробнее в статье Счета.

5. Загрузите банковскую выписку

r_k Finance поддерживает загрузку банковских выписок в формате 1С. Такой файл можно сформировать почти в любом клиент-банке.

Как загрузить выписку:

  1. Сформируйте и сохраните выписку в клиент-банке в формате 1С
  2. Откройте раздел Транзакции
  3. Нажмите кнопку загрузки выписки
  4. Выберите файл выписки и дождитесь сообщения Файл успешно загружен.

После загрузки:

  • Новые контрагенты будут созданы автоматически
  • Для неизвестных операций система укажет операцию нераспознанная. Такие транзакции нужно отредактировать и назначить правильную операцию. Это необходимо сделать один раз: r_k Finance запомнит соответствие и создаст правило.

Подробнее в статье Импорт банковской выписки.

6. Настройте правила контрагентов

Правила позволяют автоматически назначать операции при загрузке банковской выписки.

  • Автоматические правила
    Когда «нераспознанная» операция вручную меняется на нужную, система может автоматически создать правило для контрагента. После этого похожие платежи будут распознаваться автоматически. Если это не нужно, откройте контрагента и отключите настройку Создавать правила автоматически.
  • Ручные правила
    Ручные правила нужны, если одному и тому же контрагенту могут соответствовать разные операции. Например, банк может списывать комиссии разных типов.

Как создать правило:

  1. Откройте справочник Контрагенты и найдите нужного контрагента
  2. Откройте его карточку и отключите автоматическое создание правил, если требуется
  3. Добавьте правило. Укажите условия: счёт, плательщик/получатель, ключевая фраза из назначения платежа. Выберите операцию, которая должна назначаться
  4. Сохраните правило и карточку контрагента. Правила применяются сверху вниз. Если есть похожие фразы, более точное правило ставьте выше. Например, правило с фразой «комиссия за пакет услуг» должно стоять выше правила с фразой «комиссия». 
После первой загрузки выписки рекомендуется открыть карточку вашего банка и выключить настройку Создавать правила автоматически. Это необходимо, так как у банка обычно много разных операций и комиссий, поэтому правила для него лучше создавать вручную.

Подробнее в статье Контрагенты.

7. Настройте эквайринг

Если банк удерживает комиссию из поступления, настройте эквайринг.

Возможны три варианта работы банка:

  1. Банк перечисляет всю сумму, а комиссию списывает отдельной операцией. В этом случае дополнительная настройка обычно не нужна
  2. Банк перечисляет сумму за вычетом комиссии и указывает сумму комиссии в назначении платежа
  3. Банк перечисляет сумму за вычетом комиссии, но сумму комиссии явно не указывает.

Для вариантов 2 и 3 нужно выполните дополнительные настройки:

  1. Создайте операции Поступление на расчётный счёт кредитных карт и Эквайринг. Названия могут отличаться.
  2. В операции Поступление на расчётный счёт кредитных карт укажите корсчёт Карты в пути. Выручка со счета Карты в пути поступает на Расчетный счет.
  3. Далее создайте составную операцию:
    1. Создайте новую операцию. Назовите её, например, Поступление к/к с эквайрингом
    2. Включите переключатель Составная операция
    3. Добавьте основную операцию. Нажмите + Основная операция и выберите Поступление на расчётный счёт кредитных карт. В качестве корсчёта укажите Карты в пути
    4. Добавьте присоединённую операцию: Нажмите + Присоединённая операция и выберите операцию Эквайринг. В качестве счёта укажите Карты в пути. В метках выберите нужный ресторан. И настройте сумму комиссии.
      • Если сумма комиссии есть в назначении платежа, то откройте банковскую выписку и найдите назначение платежа по зачислению кредитных карт. Скопируйте часть фразы, которая идёт до суммы комиссии и вставьте её в поле Ключевая фраза для выписки. В поле Суммы по умолчанию укажите 1 копейку.
      • Если суммы комиссии нет в назначении платежа, то настройте формулу: в поле Тип выберите Формула. Введите формулу вида x%2.5, где 2.5 — процент комиссии. Для дробной части используйте точку, а не запятую!
    5. Завершите создание составной операции, нажав Создать.
  4. Создайте правило банка для эквайринга. Откройте карточку своего банка в контрагентах. Добавьте правило, указав в ключевой фразе часть назначения платежа до суммы. В операции выберите составную операцию Поступление к/к с эквайрингом.
  5. После этого повторно загрузите банковскую выписку, чтобы правила применились.

Подробнее в статье Составные операции.

8. Исправление нераспознанных операций 

После первой загрузки выписки часть транзакций может иметь операцию нераспознанная.

Чтобы назначить правильную операцию:

  1. Откройте раздел Транзакции и найдите строку с нераспознанной операцией
  2. Нажмите на три точки в конце строки и перейдите в режим редактирования
  3. Выберите нужную операцию
  4. Нажмите Сохранить.
    Обратите внимание: если у контрагента включено автоматическое создание правил, r_k Finance создаст правило и назначит такую же операцию для похожих платежей этого контрагента. Если это не нужно, отключите автоматическое создание правил в карточке контрагента.

Предварительные настройки готовы. Можно переходить к работе и созданию отчетов.

Создание и просмотр отчётов

Когда в системе появились данные, можно строить отчёты.

Как добавить отчёт:

  1. Откройте раздел отчётов и нажмите + Отчёт
  2. Выберите тип отчёта
    Тип отчёта после создания изменить нельзя.

Можно создавать любое количество отчётов разных типов.

Как применить фильтр отчёта:

  1. Откройте созданный отчёт
  2. Настройте доступные параметры фильтра
  3. Нажмите Применить.

Подробнее в статье Отчеты.

Частые ошибки новичков

  1. Операции созданы без правильного типа. Тогда данные попадут не в тот раздел ОПиУ
  2. Не указан корсчёт там, где он нужен. В результате придётся вручную создавать встречные транзакции
  3. Автоматические правила включены для банка. Банк создаёт много разных операций, поэтому правила лучше настроить вручную
  4. Правила контрагента стоят в неправильном порядке. Более общее правило может «перебить» более точное. Точные правила ставьте выше
  5. Для нескольких расчётных счетов не заполнены номера. Перед загрузкой выписки настройте каждый расчётный счёт
  6. Тип отчёта выбран неправильно. После создания отчёта тип поменять нельзя — придётся создать новый отчёт.