Операция — это тип действия с деньгами: приход, расход, начисление зарплаты, оплата аренды. При добавлении транзакции в таблицу транзакций вы выбираете тип операции, чтобы система понимала, что произошло.

В системе есть предустановленные операции и возможность создавать новые.

В справочнике расходные операции подсвечиваются синим цветом, доходные — зелёным.

Создание новой операции

  1. На главной панели зайдите в раздел меню Финансовый модуль > Справочники > Операции
  2. В центральном окне нажмите кнопку +Операция
  3. Заполните пола для редактирования:
    • Общие настройки:
      • Название операции — название операции
      • Группа — выберите группу из списка
      • Используемая — при активации, операция будет доступна для использования в таблице транзакций
      • Составная операция — операция, состоящая из нескольких частей, например, когда одна операция включает несколько последовательных действий или несколько операций, которые должны быть выполнены вместе
      • Тип операции — выберите из списка:
        • Операционный доход — доход, получаемый от основной деятельности компании
        • Не операционный доход — доход, получаемый от вторичных или неосновных видов деятельности компании
        • Операционный расход — расходы, связанные с основной деятельностью компании, но не являющиеся прямыми затратами на производство
        • Не операционный расход — расходы, не связанные с основной деятельностью компании
        • Информационный — при выборе этого типа операции сумма транзакций по ним будет равна нулю. Этот признак показывает, что данная операция содержит какую-то дополнительную информацию. Например, в информационную операцию записываются количества гостей и чеков
        • Прямая себестоимость — себестоимость товаров, которая используется для приготовления блюд
        • Налоги на деятельность — расходы, связанные с налогами.
      • Метки — выберите метки из списка, также можно выбрать все, нажав кнопку Выбрать все
      • Наличие контрагента — можно выбрать один из вариантов:
        • Возможен — можно добавлять или не добавлять
        • Обязателен — нельзя будет сохранить запись операции, не выбрав контрагента.
    • Настройки по умолчанию
      Для ускорения операций и уменьшения ошибок при вводе транзакций операция может иметь:
      • Счет по умолчанию — необязательное поле, этот счет будет назначаться новым операциям по умолчанию
      • Контрагент по умолчанию — необязательное поле, этот контрагент будет назначаться новым операциям по умолчанию
      • Корреспондентирующий счет — необязательное поле, этот корреспондирующий счет будет назначаться новым операциям по умолчанию. Используется в том числе и при загрузке выписки. Корреспондирующий счет используется, когда эту же операцию необходимо отразить на другом счёте с обратным знаком. Например, когда вы оплачиваете поставщикам – деньги уходят с одного счета и этой же суммой одновременно надо погасить задолженность на другом счёте.
      • Метки для транзакций по умолчанию — выберите метки из списка, также можно выбрать все, нажав на кнопку Включить все. Эти метки будут назначаться новым операциям по умолчанию. При добавлении счета с другими метками по умолчанию, эти Метки объединяются.
      • Значение по умолчанию — введите значение, которое будет автоматически подставляться в поле Сумма в таблице транзакций. Необязательное поле, по умолчанию стоит “0”.

  4. Нажмите кнопку Создать.

Составная операция

Составная операция — это специальный тип операции, которая при создании сразу включает в себя несколько связанных строк. Эти подоперации привязаны к основной строке и создаются автоматически по заранее заданной структуре. Составные операции используются, например, для операций с эквайрингом или другими комиссиями. 

Для создания составной операции:

  1. В окне создания операции, заполните основные поля и включите опцию Составная операция
  2. Далее надо будет добавить основную операцию и те, которые должны присоединяться к ней. Первая операция будет считаться основной, все остальные присоединёнными.
  3. Нажмите +Основная операция для добавления необходимой основной операции. Откроется окно выбора операции
  4. В открывшемся окне выберите операцию, которая будет основной
  5. После этого нажмите +Присоединенная операция и в открывшемся окне заполните поля:
    • Тип — имеет два варианта:
      • Значение — автоматическое добавление значения
      • Формула — значение сначала будет рассчитываться от основной операции, затем подставляться в таблицу операций
    • Операция — выберите операцию из списка
    • Счет — выберите счет из списка
    • Сумма по умолчанию — введите значение, которое будет автоматически подставляться в поле Сумма в таблице транзакций
    • Ключевая фраза для выписки — введите ключевую фразу из выписки  (также можно скопировать ее в таблице транзакций, из поля Назначение платежа, после импорта банковской выписки). При создании транзакции с составной операцией, будет выполнен поиск в основной операции по полю Назначение платежа, если ключевая фраза найдена — выполняется поиск суммы после неё. Первая найденная сумма подставляется в поле суммы. Если ключевая фраза или сумма после неё не найдены — будет использовано значение из поля Сумма по умолчанию.
    • Контрагент — выберите контрагента из списка
    • Корреспондирующий счет — выберите счет из списка
    • Метки — выберите метки из списка, также можно выбрать все, нажав на кнопку Включить все.

  6. Нажмите кнопку Сохранить для добавления присоединенной операции
  7. Нажмите кнопку Создать в окне редактирования операции.

Если банк удерживает комиссию из поступления, настройте эквайринг.

Возможны три варианта работы банка:

  1. Банк перечисляет всю сумму, а комиссию списывает отдельной операцией. В этом случае дополнительная настройка обычно не нужна
  2. Банк перечисляет сумму за вычетом комиссии и указывает сумму комиссии в назначении платежа
  3. Банк перечисляет сумму за вычетом комиссии, но сумму комиссии явно не указывает.

Для вариантов 2 и 3 нужно выполните дополнительные настройки:

  1. Создайте операции Поступление на расчётный счёт кредитных карт и Эквайринг. Названия могут отличаться.
  2. В операции Поступление на расчётный счёт кредитных карт укажите корсчёт Карты в пути.
  3. Далее создайте составную операцию:
    1. Создайте новую операцию. Назовите её, например, Поступление к/к с эквайрингом
    2. Включите переключатель Составная операция
    3. Добавьте основную операцию. Нажмите + Основная операция и выберите Поступление на расчётный счёт кредитных карт. В качестве корсчёта укажите Карты в пути
    4. Добавьте присоединённую операцию: Нажмите + Присоединённая операция и выберите операцию Эквайринг. В качестве счёта укажите Карты в пути. В метках выберите нужный ресторан. И настройте сумму комиссии.
      • Если сумма комиссии есть в назначении платежа, то откройте банковскую выписку и найдите назначение платежа по зачислению кредитных карт. Скопируйте часть фразы, которая идёт до суммы комиссии и вставьте её в поле Ключевая фраза для выписки. В поле Суммы по умолчанию укажите 1 копейку.
      • Если суммы комиссии нет в назначении платежа, то настройте формулу: в поле Тип выберите Формула. Введите формулу вида x%2.5, где 2.5 — процент комиссии. Для дробной части используйте точку, а не запятую!
    5. Завершите создание составной операции, нажав Создать.
  4. Создайте правило банка для эквайринга. Откройте карточку своего банка в контрагентах. Добавьте правило, указав в ключевой фразе часть назначения платежа до суммы. В операции выберите составную операцию Поступление к/к с эквайрингом.
  5. После этого повторно загрузите банковскую выписку, чтобы правила применились.