Импорт

Импорт позволяет загружать транзакции автоматически из внешних систем:

• Загрузка выписки из файла — позволяет загрузить банковскую выписку, автоматически распознать платежи, сопоставить их с контрагентами и распределить по статьям учета.
• Импорт из r_keeper — предназначен для загрузки данных о выручке и кассовых операциях ресторанов. 
• Импорт из StoreHouse Pro — предназначен для загрузки данных о движении товаров, контрагентах и остатках на складах.

Интеграции с r_keeper и StoreHouse Pro настраиваются один раз.

Шаги работы с импортом:

1. Добавить интеграции на странице Интеграции.
2. Настроить импорт на странице Настройки импорта.
3. Импортировать данные на странице Импорт.

Импорт банковской выписки

Для импорта банковской выписки:

1. На главной панели зайдите в справочник Финансовый модуль>Импорт.
   
2. В центральном окне выберите вкладку Импорт выписки.
   
3. Нажмите на поле Выберите файл и загрузите нужный файл.
   

При загрузке файла с выпиской, система автоматически разбирает его построчно, чтобы найти и обработать каждую операцию (платёж).

Система различает операции по правилам:

• В файле каждая операция (платёж) начинается с команды СекцияДокумент.
• Заканчивается командой КонецДокумента.
• Всё, что между ними —  данные одного платежа.

По каждой операции система:

• Находит счёт по номеру счёта в файле и проверяет, есть ли он в системе. Если не находит, то ищет расчетный счет без номера, назначает ему номер и подставляет этот счет. Если такого нет, то показывает ошибку (если у вас в системе только один счет, то он просто подставляется автоматически).
• Определяет, является ли указанный расчетный счет плательщиком или получателем. То есть, это был расход или поступление.
• Ищет контрагента (того, кто платил или получил деньги). Если система находит его по ИНН — привязывает к операции. Если не находит —  создаёт нового автоматически.

Создание в системе строк в таблице транзакций. Заполняются поля:

• Назначение платежа (текст из файла)
• Счёт
• Дата
• Контрагент
• Сумма
• Операция (назначается согласно правилам импорта контрагентов, иначе - нераспознанная)
• Метки (по умолчанию устанавливается Выписка, ее нельзя редактировать).

Определение системой типа операции происходит по заранее найденному настроенному правилу в справочниках в контрагенте. Оно срабатывает, если:

• Подходит счёт (либо правило настроено для всех счетов)
• Подходит тип контрагента (например, Поставщик или Покупатель (зависит от настройки))
• Назначение платежа содержит ключевую фразу из правила.

Если правило подходит — операция сразу получает нужный тип (например, Поступление от клиента).

Про настройку правил, читайте в статье Операции.

Также из выписки загружаются указанные в ней контрагенты, в справочнике контрагентов у них заполняются поля:

• Название контрагента
• Тип
• ИНН
• Создавать правила автоматически (активен по умолчанию).

Импорт r_keeper

Для импорта данных из r_keeper:

1. На главной панели зайдите в справочник Финансовый модуль>Импорт.
   
2. В центральном окне выберите вкладку Импорт RK.
   
3. Выберите нужную интеграцию из списка и нажмите кнопку Импортировать. При нажатии кнопки Импортировать автоматически откроется справочник Транзакции.
   
   
   

При загрузке:

• Все старые записи по операциям, которые ранее были загружены из r_keeper, удаляются за период, указанный при импорте новых записей. Вместо них загружаются новые данные из текущего файла.
• По коду ресторана в каждой записи система определяет, к какому ресторану относится платеж (ресторан должен быть ранее импортирован). Аналогично, по коду типа валюты определяется тип валюты, а затем —  сама валюта. 
• Система смотрит, активен ли в настройках ресторана чекбокс Группировать по типу валют:
  • Если чекбокс активен, то записи группируются по типу валюты.
  • Если чекбокс не активен, то каждая валюта будет выгружена отдельной операцией.
• Если в процессе импорта встречается новый тип валюты, которого раньше не было, система автоматически применяет к нему настройки по умолчанию, указанные в настройках ресторана.

Для каждой операции в таблицу записываются следующие поля:

Импорт StoreHouse

Для импорта данных из StoreHouse:

1. На главной панели зайдите в справочник Финансовый модуль>Импорт.
   
2. В центральном окне выберите вкладку Импорт SH.
   
3. Выберите нужную интеграцию из списка, отметьте Импортировать накладные, а также создать контрагентов и подразделения, которых еще нет в базе, для автоматического добавления новых контрагентов в справочниках и импорта накладных, выберите период и нажмите кнопку Импортировать. При нажатии кнопки Импортировать автоматически откроется справочник Транзакции.
   

При загрузке данных в системе:

• Из списка импортированных накладных при импорте удаляются те, что уже есть в базе, во избежание повтора.
• Происходит обработка накладных.

В зависимости от того, кто поставщик и кто получатель, создается разная операция. Основные варианты:

1. Поставщик — Контрагент, Получатель — Подразделение (обычно это стандартная закупка):

   • Счет — товарный счет подразделения (получателя).

   • Корреспондирующий счет — расчеты с контрагентами.

   • Операция — статья прихода.

   • Контрагент — поставщик.

   • Назначение платежа — Поставщик: [имя контрагента], Получатель: [подразделение].

2. Поставщик — Подразделение, Получатель — Контрагент (например, продажа товаров):
   • Счет — товарный счет подразделения (поставщика).
   • Операция — статья расхода.
   • Контрагент — получатель (контрагент).
   • Назначение платежа — Поставщик: [подразделение], Получатель: [контрагент].
3. Перемещение между подразделениями:
   • Счет — товарный счет подразделения-поставщика.
   • Корреспондирующий счет — товарный счет подразделения-получателя.
   • Операция — статья перемещения.
   • Назначение платежа — Поставщик: [подразделение 1], Получатель: [подразделение 2].
4. Инвентаризация (если поставщик и получатель — одно подразделение, и тип накладной Сличительная ведомость):
   • Счет — товарный счет подразделения.
   • Операция — статья инвентаризации.
   • Назначение платежа — [название подразделения] Сличительная ведомость.
5. Остальные случаи:

   • Если поставщик и получатель — одно и то же подразделение, но тип накладной не Сличительная ведомость, то такая накладная игнорируется и не обрабатывается.

Импорт остатков

Входящие остатки фиксируют, что уже было на складах до начала учета в системе. Это важно, чтобы система могла правильно рассчитывать текущие остатки товаров и движения между складами.

Пример: если вы начинаете импорт с 1 июня, то система создает входящие остатки на 31 мая, чтобы зафиксировать, сколько товаров уже было до старта импорта.

Название транзакции остатков — Входящий остаток [имя подразделения] (Коннектор: [имя коннектора])

Как система обновляет остатки:

Сопоставление контрагентов StoreHouse с базой

Система автоматически сверяет контрагентов из SH с теми, что уже есть у вас в системе.

Что происходит:

• Загружается список контрагентов из SH с ИНН, названием и внутренними ID.
• Загружается список контрагентов из вашей базы.
• Удаляются записи без ИНН (иначе их не с чем сравнивать).
• Ищется совпадение по ИНН.
• Если контрагент в базе совпал, но не имеет привязки к SH, она добавляется (ID и GUID).
• Контрагенты, которых нет в SH, удаляются (если не участвуют в накладных).
• Контрагенты из SH, которые уже есть в базе исключаются из дальнейшей загрузки.
• Новые контрагенты из SH добавляются в базу.