Запрос «Акты» – «Акт списания (регистр1)»
Для реализации методологии отражения текущих остатков продукции в системе ЕГАИС по документу ФСРАР http://fsrar.ru/files/retail_stock3.pdf в Sh4Decl.exe версии 4.102.146 добавлена возможность отправлять акты списания с первого регистра в ЕГАИС на основании недостачи, пересорта, рекламных нужд и т.д.
Согласно информационному сообщению на портале ФСРАР http://egais.ru/news/view?id=1519 с 01.01.2018 в актах списания с 1го и 2го регистров по причине «Реализация» необходимо указывать акцизные марки для списания алкогольной продукции. Данный функционал реализован в версии Sh4Decl.exe версии 4.115.168.
На момент выхода данного Руководства пользователя «Акты списания» 3й версии xml не добавлены в приложение Sh4Decl.exe.
С 01.07.2018 в обязательном порядке необходимо выставить 3ю версию XML.
Список Актов списания (регистр1)
Для получения списка запросов «Акт списания (регистр1)» с квитанциями ЕГАИС выберите пункт «Запросы» - «Акты» - «Акт списания (регистр1)» главного пункта меню «ЕГАИС» и воспользуйтесь командой контекстного меню «Получить список».
Окно «Списка запросов» для «Актов списания (регистр1)» содержит две области:
Верхняя часть – список актов
Верхняя часть содержит список уже созданных запросов «Акты списания». Данный список выводится из базы данных sh4dapi.udb.
Список отсортирован по убыванию даты. В верху отображаются последние созданные акты.
Номер – внутренний для Sh4Decl.exe номер акта, отправленного в ЕГАИС, с которым сохраняется данный акт в файле хранения запросов.
Дата – дата списания алкогольной продукции, указанная при создании документа.
Тип – тип запроса, оформленного из Sh4Decl.exe для отправки в ЕГАИС.
ActWriteOff – акт списания алкогольной продукции
ID документа – внутренний номер присвоенный УТМ-ом созданному акту списания
Комментарий – комментарий к акту списания.
Нижняя часть – квитанции ЕГАИС
Нижняя часть содержит ответы ЕГАИС (из базы УТМ) на выделенный в верхней части окна запрос на оформление «Акта списания (регистр1)».
Дата, время – дата и время оформление квитанции в ЕГАИС
Тип запроса – типы запросов общения с ЕГАИС
Акт Отправка(Accepted) – акт принят на обработку ЕГАИС
Акт Отправка(Rejected) – ЕГАИС не принял акт. Сформированный файл содержит некорректную информацию
Акт Проверка (Accepted) – акт проверен и проведен в ЕГАИС
Акт ОТМЕНА (Accepted) – акт отмены списания принят в ЕГАИС
ID документа – номер документа в ЕГАИС
Комментарий – комментарий ЕГАИС по каждому типу запроса.
URL – ссылка к базе УТМ, по которой можно увидеть xml ответа ЕГАИС, если задать эту ссылку в любом браузере.
ID запроса – внутренний номер акта в УТМ, с которым связана квитанция ЕГАИС.
Создание Акта списания (регистр1)
Создать «Акт списания (регистр1)» можно из пункта «Запросы» – «Акты» - «Акт списания (регистр1)» главного пункта меню «ЕГАИС». Для этого воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Создать акт списания (регистр1)».
Откроется пустой бланк «Акта списания». Необходимо заполнить все поля бланка.
Номер акта – внутренний для Sh4Decl.exe номер акта, отправленного в ЕГАИС, с которым сохраняется данный акт в базе данных. Укажите номер вручную.
Дата акта – дата оформления акта. Выставите дату оформления списания.
Причина списания – основание для списания алкогольной продукции. Список причин предопределен в ЕГАИС, необходимо выбрать нужную причину из ниспадающего списка.
Примечание – комментарий к акту списания. Текстовое поле, необязательное для заполнения.
Текущая версия ЕГАИС: – версия xml файла акта списания, который будет отправлен в ЕГАИС. Определяется настройками приложения.
Необходимо заполнить информацию для каждого наименования алкогольной продукции, которую необходимо списать с первого регистра в ЕГАИС. Редактировать значения можно только в таблице.
В отличие от метода создания «Акта списания (регистр1)» из «Остатков» (см. п.п. 8.16.10.5) при использовании данного метода информации по номенклатуре и производителю нет. Все поля необходимо заполнить вручную. Каждое поле является текстовым редактором.
ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПОЛЕ - Справка Б – внутренний номер ЕГАИС, который присваивается каждой строке алкогольной продукции из приходной накладной при принятии алкогольной продукции через ЕГАИС. Для создания «Акта списания (регистр1)» данная информация обязательна к заполнению, т.к. по ней далее определяется вся необходимая информация по определению поставки списания. Данной информации нет в бумажных носителях.
При списании в ЕГАИС ведется партионный учет, т.е. важна конкретная поставка для списания. При оформлении «Акта списания (регистр1)» нужно указать номер каждой строки, зафиксированной в ЕГАИС.
* отмечены поля обязательные для заполнения.
*Справка Б – внутренний идентификационный номер ЕГАИС «Справки Б». Данный номер всегда уникален. Поле обязательно для заполнения.
Нужный номер можно скопировать из накладной Store House, используя [Ctrl+C] в поле в накладной Store House и [Ctrl+V] в поле в акте в Sh4Decl.exe.
*ID товара – идентификационный номер ЕГАИС алкогольной продукции, которая будет списана в ЕГАИС.
Наименование (Товар) – наименование алкогольной продукции поставщика в ЕГАИС, которая будет списана.
*Емкость – емкость тары, в которой алкогольная продукция будет списана
*Количество – в данное поле внесите необходимое для списания количество алкогольной продукции, в соответствии с указанной тарой.
Количество необходимо указывать в «целых единицах потребительской тары» для алкогольной продукции с типом Packed. Для алкогольной продукции с типом «Unpacked» можно указывать дробное количество для «потребительской тары»
Реальные остатки и ЕГАИС остатки – данные колонки заполняются ТОЛЬКО при создании «Акта списания (регистр1)» из «Остатков (регистр1)».
Так как поле «ЕГАИС остатки» не заполнено, то при заполнении колонки «Количество» в результате расчета получится отрицательное значение в колонке «Реальные остатки». Данное поле не используется при формировании xml-файла для ЕГАИС и, по этому, значением в данном поле пренебрегаем.
Производитель – наименование производителя алкогольной продукции, которая будет списана с первого регистра. Данное поле информативное. Не обязательно для заполнения.
ИНН/КПП производителя – ИНН/КПП производителя алкогольной продукции, которая будет списана с первого регистра. Данное поле информативное. Не обязательно для заполнения.
Адрес производителя – адрес производителя алкогольной продукции, которая будет списана с первого регистра. Данное поле информативное. Не обязательно для заполнения.
*Марка – акцизные марки товара (необходимо указывать штрихкод PDF417). Поле обязательно для заполнения для актов списания с причиной «Реализация».
Поле «Марка» добавлено в Sh4Decl.exe с версии 4.115.168.
Сообщение ФСРАР: «Росалкогольрегулирование сообщает, что с 01.01.2018 будет введена дополнительная проверка при фиксации актов списания продукции с обоих регистров остатков в ЕГАИС, предусматривающая обязательное указание данных по штриховым кодам с ФСМ/АМ, которыми маркирована реализованная продукция
Механизм списания немаркируемой продукции (пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуха) остается без изменений».
Это означает, что НЕОБХОДИМО при списании маркируемой алкогольной продукции передавать в ЕГАИС списываемые акцизные марки (штрихкоды PDF417).
Для удобства заполнения поля «Марка» можно открыть окно для сканирования штрихкодов PDF417. Для этого щелкните двойным щелчком левой клавиши мыши по любому полю строки, в которой нужно добавить марки. Откроется окно.
В заголовке для товара выведены «ID товара» и «Наименование товара», для которого будут отсканированы штрихкоды PDF417.
В поле «Марки» отсканируйте штрихкоды PDF417, которые будут списаны актом списания. Нажмите [OK] для сохранения марок в строку акта списания. Нажмите [Отмена] для закрытия окна без сохранения марок или внесенных изменений.
Результат проверки выводится в протокол, который можно посмотреть перед отправкой «Акта списания (регистр1)» или система выдаст соответствующее предупреждение перед отправкой «Акта списания (регистр1)» в ЕГАИС.
Если «Протокол проверки» был открыть через функцию контекстно меню в «Акте списания (регистр1)», и в «Протоколе проверки» марок выставить курсор на строку товара и нажать [OK], то при закрытии окна протокола произойдет позиционирование на проблемной строке в «Акте списания (регистр1)».
Если «Протокол проверки» был открыт перед отправкой «Акта списания (регистр1)», то при нажатии [OK] система отправит акт списания в ЕГАИС. Для возврата в окно «Акта списания (регистр1)» для исправления ошибок нажмите кнопку [Отмена].
Для добавления новой строки воспользуйтесь клавишей [Insert] или [↓].
Если позиция в список была добавлена ошибочно, то для удаления строки позиционируйте курсор в любом поле на строку и нажмите [Ctrl]+[Del]. Система запросит подтверждение удаления строки. Нажмите [OK] если строку необходимо удалить. Нажмите [Cancel] для отказа от удаления.
Если в «Акт списания (регистр1)» было добавлено много товаров, то для поиска конкретной строки маркируемой алкогольной продукции можно воспользоваться сканером штрихкодов PDF417 в самом акте для определения алккода и поиска по нему. Для этого воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Считать коды PDF417».
ВАЖНО! Штрихкоды акцизной марки PDF417 содержаться только на алкогольной продукции с федеральными специальными акцизными марками.
В данном пункте будут использоваться «специально сгенерированные» коды PDF417 для примеров скриншотов приложения Sh4Decl.exe. При реальной работе данная алкогольная продукция НЕ МАРКИРУЕТСЯ акцизными марками PDF417.
В открывшемся окне в верхней части отсканируйте штрихкоды PDF417.
Нажмите кнопку [Расшифровать]. В нижней части будет выведен ID ЕГАИС (алккод) товара, по которому будет произведен поиск в списке. Для поиска первой строки с полученным ID ЕГАИС (алккодом) нажмите кнопку [Применить]
Система позиционирует курсор на первой строке с полученным ID ЕГАИС в списке товаров в «Акте списания (регистр 1)».Для перехода к следующей строке с полученным ID ЕГАИС (алккодом) нажмите кнопку 
на панели инструментов или воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Следующая запись с ID товара» или сочетанием клавиш [Ctrl+Right].
Можно отсканировать несколько штрихкодов PDF417.
Тогда поиск будет происходить по очереди каждого ID ЕГАИС (алккода). Для перехода к следующей строке необходимо нажать кнопку 
на панели инструментов или воспользоваться пунктом контекстного меню «Следующая запись с ID товара» или воспользоваться сочетанием клавиш [Ctrl+Right].
Создание Акта списания (регистр1) – новые марки (DataMatrix)
С 01.10.2018 на маркируемую алкогольную продукцию производители/импортеры стали наносить марки нового образца DataMatrix.
Списывать такую продукцию можно ТОЛЬКО через «Акты списания (регистр1)». С обязательным указанием марок для всего списываемого количества.
Также для маркируемой алкогольной продукции марками нового образца марки необходимо указывать для ЛЮБОЙ выбранной причины списания.
Согласно рекомендациям ФСРАР марки связанные со Справкой Б необходимо хранить в учетной системе, поэтому при списании алкогольной продукции с марками нового образца удобно использовать помарочное добавление товара в «Акт списания (регистр1)».
Для добавления товаров по маркам в «Акт списания (регистр1)» сканер штрихкодов должен быть подключен к рабочему месту в режиме «Ввод с клавиатуры».
Отсканируйте штрихкод в поле «Ввод марки».
Для проверки наличия марки в базе данных sh4dapi.udb считанное значение будет переведено в поле «Марка» автоматически.
Если марка найдена, то рядом с полем «Марка» будет выведено сообщение «Марка найдена». И будет добавлена строка с товаром со всей необходимой информацией для формирования «Акта списания (регистр1)». 
Если следующая считанная марка соответствует уже добавленной паре «Алккод+СправкаБ», то марка будет добавлена к этой записи, а количество для списания увеличится на 1.
Если марка не найдена, то система выдаст соответствующее предупреждение – «Марка не найдена». 
Марка может не находится по следующим причинам:
- Приход ЕГАИС обрабатывался в другой учетной системе
- Приход обрабатывался версией Sh4Decl.exe ниже 4.127.192
- Используется API ниже версии 1.7
Решение
Вариант 1 (подходит для единичных случаев)
- Отправьте повторный запрос накладной в ЕГАИС по ID.
- На основе полученной накладной ЕГАИС создайте накладную StoreHouse.
- Если накладная не требуется для работы в Store House, ее можно удалить.
Вариант 2 (подходит для всех причин, описанных выше)
- Запросите остатки на 1м регистре.
- Выделите проблемные товары (или все товары) и сохраните их в базу данных.
- По Справке Б из остатков запросите «Остатки штрихкодов по Справке Б».
- Из пришедших ответов сохраните штрихкоды в базу данных.
Проверить марки в Акте списания (регистр1)
С 01.01.2018 ЕГАИС начинает контролировать фиксацию акцизных марок в актах списания по причине «Реализация».
Данный функционал реализован в Sh4Decl.exe версии 4.115.168 (см. п.Создание акта списания (регистр1)).
Контроль вводится на количество указанных марок и на уникальность списанных марок внутри одного FSRAR_ID только для товаров, маркируемых акцизными марками.
Для проверки корректности формирования «Актов списания (регистр1)» добавлена проверка марок. Для вызова проверки марок в окне «Акт списания (регистр1)» воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Проверить марки».
Откроется окно «Протокол проверки».
Заголовок Номер акта и дата акта – информация по акту (номер и дата), для которого сформирован протокол проверки.
ID товара и Наименование – идентификационные данные товара, по которому сформирована ошибка.
Ошибка – текст ошибки.
Марка – номер марки, которая уже есть в других, ранее созданных актах.
Регистр, Номер акта и Дата акта – поля будут заполнены, если заполнено поле «Марка». В этих полях выводится информация по номеру, дате и номеру регистра акта списания, в котором указанная марка уже фигурирует.
Если в «Протоколе проверки» марок выставить курсор на строку товара и нажать [OK], то при закрытии окна протокола произойдет позиционирование на проблемной строке в «Акте списания (регистр1)».
Ошибки проверки:
- Количество марок не совпадает с количеством товара
Данная ошибка означает, что для выведенного в протокол товара марки либо не указаны вообще, либо количество указанных марок не совпадает с количеством товара.
- В текущем акте уже есть такая марка
В «Методических рекомендациях» от ФСРАР нет разъяснений относительно включения контроля указания марок (штрихкодов PD417) в актах списания по причине «Реализация». В результате чего у нас нет информации, будет ли осуществляться контроль уникальности этих марок.
Тем не менее, в систему добавлена проверка на дублирование марок в создаваемом акте.
Если марка задублирована в документе, то система выдаст соответствующее предупреждение «В текущем акте уже есть такая марка» с указанием задублированной марки.
- Марка уже списана
В «Методических рекомендациях» от ФСРАР нет разъяснений относительно включения контроля указания марок (штрихкодов PD417) в актах списания по причине «Реализация». В результате чего у нас нет информации, будет ли осуществляться контроль уникальности этих марок.
Тем не менее, в систему добавлена проверка уникальности марок относительно ранее созданных актов списания с марками.
Если добавленная в документ марка уже использовалась в ранее созданных актах списания, то система выдаст соответствующее предупреждение «Марка уже списана» с указанием номера и даты акта списания, а также номер регистра, с которого оформлялось списание марки.
Марки будут проверяться по всем ранее отправленным актам с обоих регистров, даже если по акту ЕГАИС прислал «Отказ от проведения» или отправлен запрос на «Отмену проведения Акта списания (регистр1)». Т.к. SH4Decl.exe не хранит квитанции ЕГАИС. И через сутки после отправки акта списания, информация из ЕГАИС удаляется из УТМ.
В системе предусмотрена возможность «Удалить марки» из акта списания, что позволит очищать список марок из актов списания, которые не прошли фиксацию в ЕГАИС или по которым был отправлен запрос на отмену проведения.
Отправка Акта списания (регистр1) в ЕГАИС
После перечисления всей алкогольной продукции для отправления акта воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Отправить акт списания (регистр1)». В этот момент система сохранит акт в базу данных.
Начиная с версии Sh4Decl.exe 4.115.168 в «Актах списания (регистр1)» по причине «Реализация» для маркируемой алкогольной продукции необходимо указывать марки (штрихкоды PDF417).
При выборе пункта контекстного меню «Отправить акт списания (регистр1)» будет открыт «Протокол проверки», если в «Акте списания (регистр1)» по причине «Реализация» для маркируемой алкогольной продукции не указаны или повторяются марки (штрихкоды PDF417). Для «Актов списания (регистр1)» с другими причинами списания проверка не производится.
Если необходимо исправить ошибки, то нажмите [Отмена], тогда система вернет Вас в окно «Акта списания (регистр1)». Нажмите [OK] для отправки акта списания в ЕГАИС игнорируя ошибки.
В нижней части экрана система выдаст информацию по направлению в ЕГАИС запроса на «Акт списания».
Если необходимо акт можно сохранить отдельным xml файлом. Для этого выберите пункт «Сохранить акт списания (регистр1)» контекстного меню.
Система откроет окно сохранения. Выберите место сохранения xml файла. Данная функция может понадобиться для промежуточного сохранения, если акт потребуется отправить позже.
Если в уже созданный, но не отправленный документ необходимо внести изменения, то можно загрузить уже сохраненный xml файл, воспользовавшись пунктом контекстного меню «Загрузить акт списания (регистр1)». В открывшемся окне выберите ранее сохраненный файл и нажмите [Открыть]. Внесите необходимые изменения и сохраните файл.
Для отправки акта воспользуйтесь пунктом «Отправить акт списания (регистр1)» контекстного меню.
Для обновления информации по отправленному запросу в списке запросов «Акт списания (регистр1)» воспользуйтесь командой контекстного меню «Получить список».
Если акт принят, то в поле «Тип запроса» должны появиться две квитанции ЕГАИС «Акт Отправка(Accepted)» и «Акт Проверка (Accepted)».
Отмена проведения Акта списания (регистр1)
Если при формировании «Акта списания (регистр1)» были допущены ошибки, но акт был отправлен в ЕГАИС, для отмены воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Отмена проведения акта списания (регистр1)».
Будет создан отдельный акт об отмене акта списания с первого регистра с тем же номером (в Sh4Decl.exe), что и акт постановки на баланс, и типом «RequestRepealAWO».
По данному документу ЕГАИС должен прислать ответ («RequestRepealAWO») о принятии или нет акта об отмене. В нижней части списка актов при позиционировании на акте отмены («RequestRepealAWO») будет выведена соответствующая квитанция ЕГАИС (ОТМЕНА Отправка (Accepted) или ОТМЕНА Отправка (Rejected)).
Квитанция подтверждения отмены проведения акт списания с первого регистра в ЕГАИС также будет в списке квитанций для акта отмены списания: «ОТМЕНА Отправка (Accepted)» с комментарием «Отмена акта списания выполнена успешно».
Начиная с версии Sh4Decl.exe 4.115.168 в «Акты списания (регистр1)» по причине «Реализация» необходимо указывать марки (штрихкоды PDF417) списываемой алкогольной продукции. Если по акту с марками был отправлен запрос на отмену проведения акта списания, то марки будут доступны для повторного указания в «Актах списания (регистр1)» в ЕГАИС.
Тем не менее, марки остаются в базе sh4dapi.udb как «списанные». Для того, чтобы система не выдавала предупреждение при повторном списания таких марок воспользуйтесь функцией «Удалить марки в акте».
Работа со списком Актов списания (регистр1)
Список «Актов списания (регистр1)» хранится в базе данных sh4dapi.udb.
Каждый из отправленных в ЕГАИС «Актов списания (регистр1)» можно просмотреть. Для этого позиционируйте курсор на необходимом документе и воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Открыть документ».
Откроется окно «Акта списания». Документ открывается «только для чтения», т.е. данные не подлежат редактированию.
Акты хранятся в файле sh4dapi.udb. Если хранение акта более не требуется: он был принят и обработан ЕГАИС; он был отклонен ЕГАИС и пр., то для уменьшения информации, хранимой в файле, конкретный акт можно удалить. Для этого позиционируйте курсор на акте, который будет удален, и воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Удалить акт».
Система выдаст подтверждение на удаление.
Нажмите кнопку [Да] для удаления акта из файла sh4dapi.udb, для отказа нажмите кнопку [Нет].
Если ЕГАИС не принял «Акт списания (регистр1)» или по акту была отправлена «Отмена проведения акта списания», то для таких актов можно очистить список указанных марок (удалить их из базы хранения sh4dapi.udb), чтобы данные марки не попадали в «Протокол проверки» при повторном списании.
Для этого в «Списке Актов списания (регистр1)» воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Удалить марки в акте».Система выдаст подтверждение на удаление.
Нажмите кнопку [Да] для удаления марок из акта списания, для отказа нажмите кнопку [Нет].