Настройка связи Store House 5 и r_keeper 7

Интеграция StoreHouse 5 и r_keeper 7 позволяет синхронизировать базы и вести учет продаж и оставшихся продуктов.

Настройка интеграции

Интеграция r_keeper 7 и StoreHouse 5 работает через утилиту QUSH. Утилита подключается к базе данных SQL и берет оттуда информацию справочники и продажи r_keeper 7. Для подключения можно использовать любую базу данных:

• MS SQL

После установки StoreHouse, на компьютере появляется служба сервера QUSH, который работает на порту 8087.

Для интеграции баз StoreHouse_5 и r_keeper 7:

1. Откройте утилиту Qush_Manager. По умолчанию пользователь — Admin, пароля нет.
   
2. Перейдите в меню Файл > Связки с R_keeper
   
3. Нажмите правой кнопкой мыши в левом поле и выберите Создать
   
4. Введите название связи 
   
5. Далее вы увидите окно для связки StoreHouse 5 и данных вашей базы SQL. Перейдите во вкладку Базы данных. Заполните настройки:
   1. Раздел StoreHouse 5
      • Сервер — в первую строчку ваш локальный IP, если r_keeper и StoreHouse 5 установлены на одном компьютере. Если они установлены на разных, впишите IP соответствующего компьютера
      • Порт tcp/ip — укажите порт вашего сервера StoreHouse, по умолчанию это 7771
      • Пользователь — укажите логин пользователя StoreHouse. По умолчанию Admin
      • Пароль — укажите пароль пользователя StoreHouse. По умолчанию без пароля.
        
   2. Раздел r_keeper 7
      • СУБД — из выпадающего списка выберите связанную с r_keeper 7 систему управления базой данных. В статье описано подключение через MS SQL, но можно использовать и PostgreSQL
        
      • Сервер — ваш локальный IP, если r_keeper и StoreHouse 5 установлены на одном компьютере. Если они установлены на разных, впишите IP соответствующего компьютера
      • База данных — название базы данных в MS SQL
      • Пользователь —  логин пользователя СУБД
      • Пароль — пароль пользователя СУБД.
6. Далее нажмите кнопки Проверить, чтобы убедится что вы подключились к обеим БД. Нажмите кнопку Сохранить.

Технические настройки закончены, переходим к детальным настройкам импорта.

Детальные настройки

Перейдите во вкладку Рестораны, нажмите кнопку Обновить. После обновления вам будут доступны списки ваших ресторанов из базы r_keeper.

Вы можете выбрать либо все рестораны, либо рестораны, объединенные одной франшизой или концепцией. Выбрав пункт Только выбранные, просто выделите необходимые рестораны.

Нажмите кнопку Сохранить.

Во вкладке Категории заказа выбираются все или отдельные категории заказа. Категории заказа и их настройки вы можете посмотреть в менеджерской станции r_keeper 7.

Нажмите кнопку  Сохранить. 

Во вкладке Корреспонденты выберите способ, как проводить выгрузку:

• По группам валют
• По валютам
• По причинам удаления
  

Нажмите Сохранить.

Во вкладке Справочники выбираются группы меню ресторана. Если их не существует вы можете создать новые прямо в QUSH. Для этого нажмите на квадратную кнопку с многоточием. 

Перед вами появится окно Создать группу. Дайте ей имя, дайте имя группе модификаторов. Нажмите кнопку ОК.

По желанию можно определить по какой категории товаров делать выгрузку. Стандартный набор категорий ниже:

1. Не задано — значение по умолчанию
2. Сервис-печать — разделения заказов по принтерам для поваров
3. Классификация — разделения заказов на группы, например, холодное, горячее и пр.
4. Рейтинги кассиров — разделение заказов согласно рейтингу сумм на сотрудника
5. Группы для KPI-аналитик — разделение заказов согласно группам для KPI-аналитик. Группы заводятся вручную.
   

Все категории товаров можно создать и посмотреть в менеджерской станции r_keeper.

Далее по необходимости укажите пункты:

• Выгружать блюда без цены
• Выгружать предоплаты в заявки 
• Рассчитывать налоги по настройкам r_keeper.

Далее необходимо определить будет ли учитываться НДС и НСП, заданные в менеджерской станции r_keeper.

Нажмите Сохранить.

Автоматический импорт данных

Во вкладке Автозапуск задаются критерии и время автоматического импорта данных из r_keeper.
Здесь возможно задать время запуска, определить за какой период делать импорт, а также разрешить автоматическое и онлайн списание.

Запускать импорт ежедневно — после выставления этого флага импорт данных из r_keeper 7 будет запускаться автоматически каждый день в указанное время.
Время запуска — внесите время начала автоматического импорта.
Продажи за… — выберите день, за который будут автоматически выгружаться продажи: Сегодня, Вчера или Позавчера.

• Если на момент импорта данные в r_keeper были неактуальные, например, не все кассы закрыли день, сетевые проблемы передачи данных в накопительную базу r_keeper, то для обновления данных в StoreHouse сделайте импорт вручную. Перед запуском импорта удалите уже импортированные заявки
• Если выставлен флаг Запускать импорт ежедневно, то при возникновении ошибки импорта система будет повторять попытки импорта — 8 раз с перерывом в 15 минут
• При ошибках импорта с созданием или обработкой заявок процесс импорта повторяться не будет.

Флаг Автоматическое списание — после операции Импорт из RK система будет пытаться создать накладные на основе импортированных заявок.
Уведомлять об ошибках по e-mail — если выставлен флаг Запускать импорт ежедневно, то при выставлении данного флага и настройках Уведомлений при возникновении ошибок импорта или автоматического списания, информация будет отправлена на e-mail, указанный в настройках Уведомлений.
Следующий запуск: дата и время — в данном поле будет выведена информация о следующем автоматическом запуске импорта, если вставлен флаг Запускать импорт ежедневно

В списке заявок не могут быть созданы две импортированных заявки, у которых дата, место реализации, подразделение, заказчик одинаковые. То есть если документы необходимо импортировать заново, то предварительно удалите уже созданные импортом заявки за требуемый период.

• Автоматическое списание — это автоматическое формирование системой накладных на основе импортированной заявки по заранее заданным правилам, то есть автоматически по расписанию будет не только загружена заявка, но и сразу будут сформирован все накладные для ее обработки. Если комплекты выверены и необходимое количество товара оприходовано, то формирование накладных произойдет без ошибок. Если товаров недостаточно, то накладные будут созданы с компенсационными записями, которые потом можно будет исправить. Если заявку нельзя обработать, то будет сформирован протокол ошибок. 
• Онлайн списание — импорт данных из r_keeper 7 будет производиться в режиме online: оплатили чек на кассе — через несколько минут производится списание в StoreHouse проданных позиций. Если необходимо формировать накладные на основе импортированных заявок, то включите настройку Автоматическое списание. Запрос данных в r_keeper происходит один раз в 5 минут.

Поставьте галочку напротив пункта Уведомлять об ошибках по e-mail, чтобы получать уведомления при ошибке импорта.

Нажмите Сохранить.

Настройка уведомлений

Во вкладке Уведомления настройте отправку уведомлений на почтовый ящик.

Если нужно настроить уведомления:

1. Заполните параметры почтового сервера: например, smtp.mail.ru.
2. Укажите порт. Для отправки используется порт 465, данные шифруются
3. Затем введите данные пользователя - имя пользователя, как правило, совпадает с адресом электронной почты, с которой будут отправляться уведомления
4. Для почтовых систем, которые используют двухфакторную авторизацию, в поле Пароль необходимо ввести специальный пароль для сторонних приложений, созданный в почтовом ящике. Например, в сервисе mail.ru перейдите в Настройки, затем - Безопасность и выберите Пароль для сторонних приложений. Скопируйте и вставьте его в поле Пароль. 
5. В списке получателей укажите нужные адреса.

Проверяем рассылку - в папке Входящие появилось проверочное сообщение. Рассылка работает.
Нажимаем Сохранить.

Запуск ручного импорта данных

Чтобы выполнить импорт данных вручную, выполните следующие действия:

1. Перейдите в окне настройки связки с r_keeper во вкладку Задания
2. В нижней части при необходимости выставьте флаг Включая продажи за период и задайте период
   
3. Нажмите кнопку Запустить.

В поле окна появится запись об успешном импорте данных.

Настройка автоматического списания

При импорте продаж из r_keeper 7 может быть настроено автоматическое списание.

Автоматическое списание — автоматическое формирование системой накладных на основе импортированной заявки по заранее заданным правилам. Нажав кнопку Запустить вручную или по расписанию будет не только загружена заявка, но и сразу сформированы необходимые накладные, для ее обработки.

Если комплекты выверены и необходимое количество товаров оприходовано на подразделения списания, то формирование накладных произойдет без ошибок. Также при отсутствии необходимого количества товаров на остатках подразделений списания накладные будут созданы с компенсированными записями, которые можно проанализировать и исправить в любой момент.

Если же в расходе r_keeper были новые блюда, по которым не определены подразделения списания, не созданы комплекты либо комплекты созданы с ошибками, то система не сможет обработать заявки в полном объеме. В результате чего будет сформирован протокол ошибок. Данный протокол можно просмотреть в протоколе импорта, если импорт запускался вручную.

Если импорт запускается автоматически системой, то в случае возникновения ошибок при импорте или списании, можно настроить уведомление по электронной почте. При соответствующих настройках сервер импорта будет импортировать данные из r_keeper автоматически. Для этого на закладке Автозапуск необходимо указать настройки.

Проверка работы

Перейдите в раздел Задания. Проверьте настройки, запустив ручной импорт данных. Если все настроено правильно, в графе будет отображен результат Успешно.

Если при импорте были ошибки, то история импорта будет выглядеть так:

Чтобы подробнее узнать о результатах импорта или ошибках, дважды нажмите на нужную строчку.

Если было настроено Автоматическое списание, то в протоколы будет выведена и информация по ошибкам списания.

Список ошибок списания в протоколе будут аналогичен списку ошибок в Предполагаемом расходе, формируемом при ручной обработке импортированных заявок.
Протокол при необходимости можно сохранить в форматах HTML и XML. Для этого откройте протокол, выберите пункт главного меню Задание и выберите пункт с соответствующим форматом.

В открывшемся окне выберите место сохранения файла. Также можете изменить имя сохраняемого файла. И нажмите кнопку Сохранить.

Решение проблем

Нечитаемые символы

Если текст или заголовки отображаются нечитаемыми символами, скачайте и установите недостающие шрифты.
Если это не помогло, удалите дополнительные базы сервера справочников (кроме основных rk7.udb и check.udb) и выгрузить справочники в SQL.

Не загружаются продажи из r_keeper

Причина: Продажи не попали в базу SQL. Зайдите в SQL и посмотрите таблицы ORDERS (заказы), PAYMENTS (оплаты), VISITS (визиты) — в них должны быть данные.
Решение: Проверьте настройки SQL, верно ли указана БД. Если все верно, скачайте смены заново.