Если у вас уже есть большая клиентская база, ее можно импортировать. Для импорта базы необходимо подготовить файл в формате Excel с данными по гостям, перевести его в формат CSV (разделитель — запятая) с кодировкой UTF-8 и загрузить в r_k Loyalty.

Подготовка файла для импорта

Для успешного импорта базы гостей в r_k Loyalty, файл с гостями должен соответствовать требованиям. 

  1. Создайте документ в Excel и разметьте его так, чтобы система смогла распознать данные

    Для импорта базы гостей создайте таблицу в Excel со столбцами, приведенными ниже. Обратите внимание: все столбцы создавать и заполнять необязательно. Если встречаются ненужные столбцы, не создавайте или удалите их. 

    • Номер телефона — телефон гостя в международном формате, должен начинаться с +7, обязательное поле для заполнения, если не заполнены Трек и Номер карты
    • Номер карты — номер карты гостя, как правило, напечатанный на самой карте, обязательное поле для заполнения, если не заполнен Телефон
    • Номер трека — трек-номер карты гостя, вшитый в магнитную полосу карты лояльности, обязательное поле для заполнения, если не заполнен Телефон
    • Фамилия — фамилия гостя
      Рекомендуем не оставлять поля Фамилия и Имя пустыми, иначе гость получит SMS типа: «Уважаемый Пусто, приглашаем...».  Если у вас нет данных по имени и фамилии гостя, эти колонки можно удалить
    • Имя — имя гостя
    • Отчество — отчество гостя
    • Пол — укажите пол гостя. Принимает значение М или Ж
    • Дата рождения — дата рождения гостя в формате дд.мм.гггг
    • Возраст — возраст гостя
    • Ранг — укажите ранг гостя
    • % инд. бонуса — процент индивидуального бонусного начисления гостя, от 0 до 100
    • % инд. скидки — процент индивидуальной скидки гостя, от 0 до 100
    • Теги — присваивает загружаемому гостю указанные теги. Значение вводится в квадратных скобках, пример: [Тег1], [Тег2], [Тег3], теги должны быть заранее созданы через вкладку Гости > Теги
    • Комментарий — укажите комментарий для гостя, если это необходимо. Комментарий отобразится в поле Комментарий о госте в карточке гостя
    • Средний чек — укажите средний чек гостя
    • Количество чеков — укажете количество оплаченных гостем чеков
    • Среднее количество строк — укажите среднее количество строк в чеке
    • Частота посещений — укажите частоту посещений гостем заведения
    • Сумма чеков — используется для корректировки текущего ранга гостя:
      • Чтобы понизить ранг гостя, укажите 0 
      • Чтобы назначить гостю определенный ранг, укажите пороговое значение данного ранга + 1.
        Например, в заведении настроена ранговая механика из 3-х рангов. Для первого ранга сумма чеков от 0, для второго ранга сумма чеков от 500 рублей, для третьего — от 1000. Чтобы установить гостю второй ранг при импорте, необходимо указать для него в колонке сумма чеков значение 501
    • Сумма чеков — укажите общую сумму чеков
    • Оплачено деньгами — укажите сумму, оплаченную деньгами
    • Бонусов потрачено — укажите, сколько бонусов гость уже потратил
    • Бонусов накоплено — укажите, сколько всего бонусов гость накопил

    • Баланс бонусов — баланс бонусов гостя будет изменен на указанное значение.

      Происходит не сложение старого и нового значения, а замена текущих балансов на новые из файла импорта

      • Если новое значение выше текущего, то произойдет пополнение бонусов из личного кабинета
      • Если новое значение ниже текущего, то произойдет списание бонусов из личного кабинета
    • Топ 5 блюд — укажите топ 5 блюд, которые заказывает гость. 
      Блюда указываются в формате [X] Название блюда (У), где Х — это код блюда в r_keeper, а У — сколько раз блюдо было заказано гостем. 
    • Последний заказ — укажите дату последнего заказа в формате дд.мм.гггг
    • Где был совершен последний заказ — укажите название заведения, в котором был сделан последний заказ
    • Первый заказ — укажите дату первого заказа в формате дд.мм.гггг
    • Где был совершен первый заказ — укажите название заведения, в котором был сделан первый заказ
    • "+" Отзывы — укажите количество положительных отзывов, оставленных гостем
    • "–" Отзывы — укажите количество отрицательных отзывов, оставленных гостем
    • Дата регистрации — укажите дату в формате дд.мм.гггг, когда гость совершил первый авторизованный заказ
    • Анкета заполнена — укажите, заполнял ли гость анкету. Может принимать Да или Нет
    • Дата заполнения анкеты — укажите дату заполнения анкеты в формате дд.мм.гггг
    • Email — электронный адрес гостя
    • Cогласие на email — согласие на получение Email-рассылок. Может принимать Да или Нет
    • Телефон подтвержден — может принимать Да или Нет
    • Cогласие на SMS — согласие на получение СМС-рассылок. Может принимать Да или Нет
    • Cогласие на WL/SF push — согласие на получение WL/SF push. Может принимать Да или Нет
    • Cогласие на Wallet push — согласие на получение Wallet push. Может принимать Да или Нет
    • Карта удалена — удалит карту у указанного гостя, если в файле указан трек-номер карты гостя. Для удаления указанной карты проставьте в поле Да.

    Вы можете экспортировать базу гостей, нажав на кнопку Экспорт. Откройте загруженный файл и очистите все поля, кроме шапки. Таким образом у вас появится шаблон файла, который можно заполнять гостями. 

  2. Заполните таблицу данными о гостях
  3. Сохраните документ в формате CSV (разделитель — запятая) 
  4. Откройте сохраненный файл с помощью блокнота. Обратите внимание: разделителем между столбцами должна быть точка с запятой  
  5. Сохраните открывшийся файл в кодировке UTF-8

Готово, сохраненный файл можно импортировать в r_k Loyalty.

Загрузка базы гостей

После подготовки файла с гостями можно приступать к импорту. Для этого:

  1. Перейдите в личном кабинете r_k Loyalty в Гости > База гостей
  2. Нажмите на кнопку Импорт, которая расположена в правом верхнем углу

  3. В открывшемся окне появится поле для файла и памятка о том, как правильно сформировать таблицу, чтобы все данные загрузились корректно
    Обратите внимание: обязательными для заполнения являются поля Номер телефона или Номер трека + Номер карты — это основные идентификаторы гостя. Все остальные поля опциональны для заполнения. Вы можете импортировать файл с любым набором необходимых столбцов. Если какой-либо столбец не нужен, просто не добавляйте его в файл импорта.

  4. Выберите или перенесите файл с базой гостей
  5. Нажмите на кнопку Импортировать
  6. Система начнет загружать и обрабатывать файл. Окно импорта закроется, а сверху появится информационное сообщение, что файл успешно загружен
  7. Для отслеживания статуса нажмите на кнопку Импорт и перейдите на вкладку История импорта
  8. На вкладке История импорта отображаются как старые, так и новые загрузки. Статус загружаемого файла будет отмечен в колонке Статус
  9. Когда файл будет импортирован, статус изменится на Готово.

Готово, база гостей импортирована. 

Если при импорте возникли проблемы, на вкладке История импорта в столбце Ошибки будет указано количество строк, импортированных с ошибкой.

Чтобы узнать, где именно возникла ошибка, выгрузите отчет об импорте в соответствующем столбце.

Откройте загруженный файл. Найдите столбец V, который называется Ошибка — он расположен в конце таблицы. В столбце будет отображена информация, какие именно данные введены некорректно. В нашем примере ошибка оказалась в столбце Дата рождения — дата введена в неверном формате.

Скорректируйте данные и повторите импорт.

Связанные статьи