Отчёт База гостей используется для администрирование клиентской базы. В отчёте аккумулируется вся информация о гостях: контактные данные, статистика посещений, заказов и так далее. С помощью данного отчёта Вы можете анализировать поведение гостей(как отдельных посетителей, так и групп), создавать выборки по различным критериям для дальнейшего взаимодействия, а также предоставлять гостям индивидуальные привилегии. В Базу гостей попадают все гости, сделавшие хотя бы 1 авторизованный заказ, а также те гости, которые попали в базу в результате импорта.

Чтобы попасть в данный отчёт, находясь в личном кабинете r_keeper Loyalty, нажмите на вкладку "Гости""База гостей"

Видео инструкция по работе с базой гостей

Работа с базой гостей

Отчёт База гостей ориентирован на эффективное взаимодействие с клиентской базой и предоставление широких возможностей для сбора и анализа данных как по всей базе, так и по отдельным группам гостей.

Настройка отчёта

Данный блок предоставляет возможность сформировать определённую выборку гостей согласно заданным критериям. Например, гостей, которые посетили заведение более 2-х раз и после этого перестали ходить.
Обратите внимание, Фильтр работает по логике "И", то есть, система будет искать гостей, попадающих под все указанные Вами критерии.        

Поле позволяют выбрать заведение, с базой которого Вы планируете работать.

Данное поле позволяет найти конкретного гостя по любому удобному идентификатору. Доступны следующие идентификаторы:

  • по телефону - поиск по номеру телефона осуществляется по последним четырем цифрам или по полному номеру;

  • по карте - поиск по номеру карты, привязанной к карточке гостя;

  • по фамилии - поиск по фамилии гостя, указанной в карточке гостя (очень важно вводить фамилию точно также, как она указана в карточке);

  • по email - поиск по адресу электронной почты, привязанной к гостю.

С помощью данного функционала Вы можете создать карточку гостя вручную. Например, на основании бумажной анкеты, заполненной гостем.

  1. Нажмите "Добавить гостя"

     

  2. Заполните предложенные поля на основании данных о госте, которые у вас имеются.

     

  3. Если необходимо, установите для гостя Персональные привилегии и проставьте согласие на получение рассылок. Обратите внимание, что для юридической чистоты, вам необходимо подтверждение со стороны гостя о его согласии. Например, заполненная и подписанная бумажная анкета. При регистрации в приложении, гость автоматически даёт согласие на обработку данных.

     

  4. Сохраните карточку гостя, после чего гость появится в базе гостей с указанными данными.

     

Что такое история бонусного баланса ?

Данная вкладка содержит в себе все изменения Бонусного баланса гостя: начисление или списание бонусов за заказ, ручные списание и начисления.

Чтобы открыть данный отчёт, находясь в карточке гостя, нажмите на "История бонусного баланса".

 

При выборе каждой отдельной транзакции, система автоматически показывает, какое количество Бонусных баллов гость имел на счету на момент операции.

 

Если в моменте Вам необходимо получить последние данные по Бонусному балансу гостя, нажмите "Обновить".

 

Что такое "История заказов" ?

Вкладка содержит в себе всю историю заказов данного гостя, в который он был авторизован через Вашу систему лояльности. С помощью данного отчёта Вы можете увидеть дату, сумму и состав любого заказа гостя, ознакомиться со сработавшими в нём акциями, количеством начисленных Бонусных баллов, а также перейти в отчёт Журнал операций для более детального изучения заказа.

Чтобы попасть в отчёт История заказов, находясь в Карточке гостя нажмите на вкладку "История заказов"

 

Чтобы посмотреть заказ детально, нажмите на него

 

Что такое "Привилегии" ?

Данный раздел содержит в себе информацию по накопленным или полученным по разным маркетинговым акциям привилегиям. Статистика отображается только по подаркам и промо-бонусам, которые не сгорели и не были потрачены (независимо от того, активна акция и действует ли они в текущий момент). По неактивным акциям, по которым у гостя нет привилегий, не отображаются. На данный момент действует ограничение для акции "Приведи друга": данные по ней в разделе не отображаются.

Во вкладке "Привилегии" отображаются три блока:

  • Абонементы - название акции и количество абонементов на счету;
  • Промобонусы - название акции и количество промо-бонусов на счету;
  • Штампики -название акции, а также прогресс по накопленным штампикам.

Нажмите на Действия, чтобы раскрыть меню настройки.

 

Данная вкладка позволяет произвести следующие операции с текущей выборкой гостей:

  • Рассылки - сформировав выборку гостей, вы можете включить их в заранее созданную рассылку;
  • Тегирование - с помощью данной настройки, вы можете добавить/удалить заранее созданный тег для текущей выборки гостей, а также разделить гостей на группы контроля и воздействия (группы А и Б).
  • Удалить - нажмите, чтобы деактивировать выбранных гостей. Указанные гости не смогут воспользоваться системой лояльности в Ваших заведениях. 
  • Восстановить - обратный процесс удаления. 

Данный функционал может использоваться для сравнения того или иного маркетингового воздействия на эти группы, сравнивая результаты групп друг с другом.

  • Удалить - сделает выбранных гостей Неактивными - неактивные гости теряют возможность авторизовываться в заказы и, соответственно, участвовать в программе лояльности Вашего заведения;
  • Восстановить - отменяет для выбранных гостей операцию удаления.

Данный инструмент предназначен для массового внесения гостей в Базу гостей, когда ручное создание или корректировка данных по большому объёму гостей слишком ресурсозатратно. Импорт осуществляется с помощью занесения данных по гостям в Excel и загрузку созданного файла в Базу гостей.

Как осуществить операцию Импорта ?

  1. Находясь в отчёте База гостей, нажмите на "Импорт".

     

  2. В открывшемся окне появится памятка с указанием названия столбцов и формата заполняемых данных.

     

    Для импорта доступны следующие данные:

    • Телефон - телефон гостя в международном формате, должен начинаться с +7, обязательное поле для заполнения, если не заполнены Трек и Номер карты;
    • Трек - трек-номер карты гостя, вшитый в магнитную полосу карты лояльности, обязательное поле для заполнения, если не заполнен Телефон;
    • Номер карты - номер карты гостя, как правило, напечатанный на самой карте;
    • Баланс - баланс бонусов гостя будет изменён на указанное значение (обратите внимание, происходит не сложение старого и нового значение, а замещение);
    • Бонус - процент индивидуального бонусного начисления гостя, от 0-100;
    • Скидка - процент индивидуальной скидки гостя, от 0-100;
    • Email - электронный адрес гостя;
    • Дата рождения - дата рождения гостя;
    • Имя - имя гостя;
    • Фамилия - фамилия гостя;
    • Отчество - отчество гостя;
    • Карта удалена - удалит карту у указанного гостя, если в файле указан трек-номер карты гостя (для удаления указанной карты проставьте в поле "Да");
    • Теги - присваивает загружаемому гостю указанные теги (обратите внимание, значение вводится в квадратных скобках - [пример], теги должны быть заранее созданы через вкладку ГостиТеги);
    • Пол - укажите пол гостя
    • Комментарий - пропишите комментарий для гостя, если это необходимо (комментарий отобразится в поле Комментарий о госте в карточке гостя);
    • Адрес - укажите почтовый адрес гостся;
    • Сумма чеков - используется для корректировки текущего ранга гостя - чтобы понизить ранг гостя укажите "0"; чтобы назначить гостю определенный ранг, укажите пороговое значение данного ранга + 1. Например, в заведении настроена ранговая механика из 3-х рангов. Для первого ранга сумма чеков от 0, для второго ранга сумма чеков от 500 рублей, для третьего - от 1000. Чтобы установить гостю второй ранг при импорте, необходимо указать для него в колонке сумма чеков значение 501;
    • СМС - согласие на получение СМС-рассылок;
    • Письма - согласие на получение Email-рассылок;
    Обратите внимание, обязательными для заполнения являются поля "Телефон" и/или "Трек-номер+номер карты" - это основные идентификаторы гостя. Все остальные поля опциональны для заполнения. Вы можете импортировать файл с любым набором необходимых именно Вам столбцов. Если какой-либо столбец не нужен, просто не добавляйте его в файл импорта.
  3. Создайте на компьютере документ Excel.xlsx

  4. Добавьте в документ необходимые столбцы и занесите в них данные по гостям. Обратите внимание, обязательным столбцом является либо номер телефона гостя, либо трек и номер карты гостя - это идентификаторы гостей и именно по ним будут добавляться/изменяться данные.

     

  5. Сохраните документ на Рабочий стол в формате CSV (разделители - запятые)

     

  6. Откройте получившийся файл с помощью Блокнота

     

  7. Сохраните файл в кодировке UTF-8

  8. Перенесите файл в поле для импорта или нажмите на него и система предложит вам выбрать файл самостоятельно.

  9. Отслеживайте процесс импорта файла через вкладку История импорта. Чем больше данных в файле, тем дольше он будет загружаться.

  10. Если файл загружен успешно, это будет отражено в поле Статус как "Готово"

  11. Если при импорте возникли проблемы, в поле ошибки будет указано количество строк, импортированных с ошибкой.

  12. Выгрузите отчёт через Историю импорта. Файл хранится 7 дней после завершения обработки импортируемого файла.

  13. Cточка V покажет, какие именно данные были введены некорректно. В данном случае, в поле Скидка было введено имя, о чём система нас уведомила.

  14. Скорректируйте данные и повторите пункт 8.

Базу гостей можно выгрузить в Excel для дальнейшей работы. Для экспорта Базы гостей нажмите на кнопку и сохраните файл на компьютер.

 

Ручное изменение бонусного баланса

В рамках настройки Карточки гостя Вы можете корректировать Бонусный баланс данного гостя, списывая или начисляя ему бонусные баллы вручную. Чтобы начислить/списать баллы, необходимо:

Находясь в Карточке гостя, прокрутите страницу до блока Бонусный баланс.

 


Нажмите на "Изменить баланс" и выберите тип процедуры

Пополнить 

Вы можете пополнить баланс гостя на указанную сумму. После внесения комментария и суммы пополнения, нажмите "Сохранить.

 

Комментарий будет отражён в Журнале операций поле Операция.

 

Начисление отразится в Истории бонусного баланса в Карточке гостя.

 

Списать

Вы можете списать с баланса гостя указанную сумму. После внесения комментария и суммы пополнения, нажмите "Сохранить.

 

После сохранения, Бонусный баланс гостя изменится на указанную сумму. Комментарий и История бонусного баланса обновятся, как в примере с пополнением.

Выгрузка отчёта согласно установленному фильтру

Данная выборка показывает всех гостей, отвечающих установленным на данный момент фильтрам. По умолчанию (без установленных фильтров), в неё входят все активные гости.

По каждому гостю показываются следующие данные:

  • Номер телефона - номер мобильного телефона гостя, указанный при регистрации в приложении или создания анкеты вручную/при импорте;

  • Номер карты - номер привязанной карты лояльности;

  • ФИО - фамилия, имя, отчество гостя, указанные в его анкете;

  • Пол - половая принадлежность гостя, указанная в его анкете;

  • Дата рождения - дата рождения гостя, указанная в его анкете;

  • Возраст - возраст гостя, указанный в его анкете;

  • Ранг - текущий ранг гостя, согласно настроенной в заведении ранговой механике;

  • % индив.бонуса - индивидуальный процент начисления Бонусных баллов;

  • % индив.скидки - индивидуальная скидка гостя;

  • Теги - список тегов, присвоенных данному гостю;

  • Комментарий - комментарий о госте, внесённый в его карточку;

  • Средний чек - средний чек данного гостя, посчитанный на основании всех авторизованных заказов;

  • Количество чеков - общее количество авторизованных заказов данного гостя;

  • Среднее количество строк в чеке - метрика, отражающая среднее количество уникальных позиций в заказах гостя;

  • Частота посещения - частота посещения гостя, рассчитываемая за последние 90 дней;

  • Выручка - сумма, оплаченная гостем деньгами и бонусами за всю историю посещений. (списанные бонусы не вычитаются);

  • Оплачено деньгами - сумма, оплаченная гостем деньгами (наличными/картой официанту+ мобильным платежом) за всю историю посещений;

  • Бонусов потрачено - количество списанных гостем Бонусных баллов за всю историю посещений;

  • Бонусов накоплено - количество накопленных гостем Бонусных баллов за всю историю посещений;

  • Баланс бонусов - количество Бонусных баллов доступных гостю на текущую дату;

  • ТОП-5 блюд - 5 наиболее часто заказываемых гостем блюд за последние 90 дней;

  • ТОП-3 ресторана - 3 самых посещаемых гостем ресторана за 90 дней в формате "название ресторана + количество посещений";

  • Последний заказ - дата последнего заказа;

  • Первый заказ - дата первого заказа;

  • +отзывы - количество положительных отзывов за всю историю;

  • -отзывы - количество положительных отзывов за всю историю;

  • Дата регистрации - дата регистрации гостя в системе лояльности вашего заведения;

  • Анкета заполнена - дата заполнения анкеты гостем (анкета считается заполненной, если заполнены все поля профиля гостя);

  • email - адрес электронной почты;

  • Согласие на email - наличие у гостя согласия на получение Email-рассылки;

  • Телефон подтвержден - был ли подтверждён номер мобильного телефона;

  • Согласие на sms - наличие у гостя согласия на получение SMS-рассылки;

  • Согласие на push - наличие у гостя согласия на получение Push-уведомлений;

  • Источник - показывает через источник была создана карточка гостя (например, через портал r_keeper Loyalty или при авторизации на кассе);

  • Источник (админ.) - пользователь личного кабинета r_keeper Loyalty, создавший аккаунт гостя.

Если Вы не нашли нужную информацию по продукту или Вам необходима консультация, свяжитесь с нами через единую линию технической поддержки:
support@rkeeper.ru
+7 (495)150-57-29